В современном мире редкая организация обходится без автомобиля и связанных с ним расходов на горюче-смазочные материалы.
Компании могут учитывать в составе расходов расходы на горюче-смазочные материалы при использовании в своей деятельности автотранспорта:
- имеющегося в собственности,
- взятого в аренду,
- полученного по договору лизинга и т.п.
К горюче-смазочным материалам (ГСМ) относятся:
1. Различные виды топлива:
- дизельное топливо,
- бензин,
- керосин,
- сжатый природный газ,
- сжиженный нефтяной газ.
- пластичные смазки,
- специальные масла,
- моторные масла,
- трансмиссионные масла.
- тормозные,
- охлаждающие.
Учет ГСМ осуществляется в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01.
Порядок учета расходов на ГСМ для целей налогового учета по налогу на прибыль, при общей системе налогообложения (ОСНО), регламентируется 25 главой Налогового кодекса.
В статье будут рассмотрены нюансы учета расходов на ГСМ для целей бухгалтерского и налогового учета по налогу на прибыль, а так же виды и порядок оформления путевого листа, подтверждающего данные расходы.
ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ И БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ГСМ
В соответствии с п.5 ПБУ 5/01, материально - производственные запасы (МПЗ) принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.
Согласно п.6 ПБУ 5/01, фактической себестоимостью МПЗ, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением НДС и акцизов (кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ).
К фактическим затратам на приобретение МПЗ относятся:
- суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику;
- суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением МПЗ;
- таможенные пошлины;
- невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы МПЗ;
- вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены МПЗ;
- затраты по заготовке и доставке МПЗ до места их использования, включая расходы по страхованию.
В соответствии с п.14 ПБУ 5/01, МПЗ, не принадлежащие организации, но находящиеся в ее пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора, принимаются к учету в оценке, предусмотренной в договоре.
Бухгалтерский учет ГСМ ведется в суммовом и количественном выражении по видам ГСМ и местам нахождения и использования.
Автомобили заправляются на автозаправочных станциях, как за наличный расчет, так и по талонам или топливным картам (в этом случае оплата осуществляется в безналичном порядке).
Соответственно, оприходование ГСМ в бухгалтерском учете осуществляется на основании:
- авансовых отчетов подотчетных лиц,
- накладных поставщиков ГСМ,
- прочих аналогичных документов.
- по себестоимости каждой единицы;
- по средней себестоимости;
- по себестоимости первых по времени приобретения материально - производственных запасов (способ ФИФО).
Согласно п.18 ПБУ 10/99, расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место.
Списание ГСМ на затраты производится в размере фактически израсходованного количества ГСМ, которое зависит от километража, пройденного автомобилем.
Размер фактических расходов ГСМ рассчитывается исходя из:
- установленных в организации норм расходов на топливо (количество литров на 100 км),
- фактического километража, определяемого по показаниям спидометра.
Для более точного определения нормы расходов ГСМ можно учесть условия эксплуатации автомобиля:
- в городском цикле,
- по загородным дорогам,
- в зимнее время,
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (п.2 ст.9 закона 129-ФЗ).
Основным первичным документом для списания ГСМ на расходы служит путевой лист .
Постановлением Госкомстата от 28.11.1997г. №78 утверждены унифицированные формы путевых листов:
- форма №3 «Путевой лист легкового автомобиля»,
- форма №3спец «Путевой лист специального автомобиля»,
- форма №4 «Путевой лист легкового такси»,
- форма №4-С «Путевой лист грузового автомобиля»,
- форма №4-П «Путевой лист грузового автомобиля»,
- форма №6 «Путевой лист автобуса»,
- форма №6спец «Путевой лист автобуса необщего пользования».
Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008г. №152 утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.
В соответствии с п.2 Приказа №152, обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и ИП, эксплуатирующие:
- легковые автомобили,
- грузовые автомобили,
- автобусы,
- троллейбусы,
- трамваи.
1. Наименование и номер путевого листа.
2. Сведения о сроке действия путевого листа, включающие в себя дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован.
Если путевой лист оформляется более чем на один день - даты начала и окончания срока использования путевого листа.
3. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства, включающие:
3.1. Для юридического лица:
- наименование,
- организационно-правовую форму,
- местонахождение,
- номер телефона.
- почтовый адрес,
- номер телефона.
4.1. Тип транспортного средства:
- легковой автомобиль,
- грузовой автомобиль,
- автобус,
- троллейбус,
- трамвай,
- с автомобильным прицепом,
- автомобильным полуприцепом,
- так же модель автомобильного прицепа (полуприцепа).
- автомобиля,
- прицепа (полуприцепа),
- автобуса,
- троллейбуса.
4.5. Дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку.
5. Сведения о водителе, включающие:
- ФИО водителя,
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
Обратите внимание: Некорректное заполнение путевого листа и недостаточность данных, необходимых для расчета расходов ГСМ, может повлечь за собой искажение учета этих расходов в бухгалтерском и налоговом учете.
Согласно п.10 Приказа №152, путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.
При этом, если в течение срока действия путевого листа, автомобиль используется несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя (п.11 Приказа №152).
Обратите внимание: Оформленные путевые листы должны храниться организацией не менее пяти лет (п.18 Приказа №152).
ПОРЯДОК ПРИЗНАНИЯ РАСХОДОВ НА ГСМ ДЛЯ ЦЕЛЕЙ НАЛОГА НА ПРИБЫЛЬ В НАЛОГОВОМ УЧЕТЕ (ОСНО)
В налоговом учете организации расходы на ГСМ признаются в соответствии с главой 25 Налогового кодекса, в зависимости от назначения используемого транспорта:
- либо в соответствии пп.5 п.1 ст.254 «Материальные расходы», как затраты на приобретение топлива, воды, энергии всех видов, расходуемых на технологические цели,
- либо на основании пп.11 п.1 ст.264 «Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией», как расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).
Так же в Письме Минфина №03-03-06/4/67 изложено следующее:
«Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте установлены Методическими рекомендациями «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенными в действие Распоряжением Министерства транспорта РФ от 14.03.2008г. №АМ-23-р «О введении в действие Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте».
В соответствии с п.6 указанных Методических рекомендаций для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которую Минтрансом России не утверждены нормы расхода топлив, руководители местных администраций регионов и организаций могут вводить в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в установленном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике.
Таким образом, если Минтрансом России не утверждены нормы расхода топлив для соответствующей автомобильной техники, то руководитель организации может ввести в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в установленном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике.
До принятия приказа организации, утверждающего нормы, разработанные в установленном порядке, налогоплательщик может руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.»
Необходимо отметить, что данное Письмо Минфина не единственное в своем роде. Точно такие же рекомендации Минфин давал в своих Письмах и ранее.
Например, в Письме от 04.09.2007г. №03-03-06/1/640 и в Письме от 14.01.2009г. №03-03-06/1/15.
При том, что организации не должны в обязательном порядке руководствоваться рекомендациями Минфина, следует учитывать, что подтверждение обоснованности расходов соответствует общей концепции Налогового кодекса.
Таким образом, любая компания, учитывающая расходы ГСМ в целях уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль, должна разработать и закрепить в учетной политике для целей налогового учета методологию определения расходов на ГСМ, подтверждающую их обоснованность.
При этом, если отклонение норм расходов ГСМ, установленных компанией, будет сильно отличаться (в большую сторону) от норм, установленных Минтрансом, в части этих расходов возникает налоговый риск по налогу на прибыль.
Ведь каждое транспортное средство имеет определенные технические характеристики, позволяющие определить, сколько топлива расходует тот или иной автомобиль при эксплуатации.
При проведении выездной налоговой проверки таким компаниям, с большой вероятностью, придется отстаивать свою позицию в суде.
Следует учитывать, что в настоящее время есть судебная практика по данному вопросу, поддерживающая налогоплательщиков.
Так, Определением ВАС РФ от 14.08.2008г. №9586/08, оставлены без изменений следующие выводы судов:
«Исследовав и оценив представленные доказательства по эпизоду, связанному с приобретением обществом горюче-смазочных материалов, суды, руководствуясь положениями статей 252, подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса, сделали выводы о том, что Налоговым кодексом не предусмотрено нормирование расходов горюче-смазочных материалов в целях налогообложения прибыли, что произведенные затраты на приобретение горюче-смазочных материалов экономически обоснованы, документально подтверждены и правомерно включены в состав расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль, а налог на добавленную стоимость по приобретенным горюче-смазочным материалам обоснованно включен в состав налоговых вычетов в соответствии со статьями 169, 171, 172 Налогового кодекса.»
Кроме того, в Постановлении ФАС Уральского округа от 20.02.2008г. по делу №А60-8917/07, суд пришел к выводу, что применение норм расхода ГСМ, утвержденных Минтрансом РФ, является ошибочным, поскольку утвержденные нормы установлены как базовые в целях организации планирования поставки и контроля расхода топлива и масел и не предназначены для регулирования налоговых отношений.
Поскольку законодательством о налогах и сборах или в установленном им порядке не утверждены нормы затрат на содержание служебного автотранспорта, указанные затраты принимаются для целей налогообложения в суммах фактически произведенных и документально подтвержденных расходов.
Такой же вывод сделан и в Постановлении ФАС Центрального округа от 04.04.2008г. по делу №А09-3658/07-29, согласно которому Налоговым кодексом не предусмотрено нормирование расходов ГСМ в целях налогообложения прибыли, а нормы расхода топлива, утвержденные Минтрансом РФ, на которые ссылаются налоговые органы, носят рекомендательный характер.
Однако, не смотря на наличие положительной судебной практики, представляется разумным рекомендовать взвешенный и осмотрительный подход к признанию расходов на ГСМ в целях уменьшения налоговых рисков по налогу на прибыль организаций.
Согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ, расходы на ГСМ и топливо относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. В Письме от 10 июня 2011 года № 03-03-06/4/67 Минфин разъяснил, что организация может учитывать затраты на приобретение горюче-смазочных материалов также в соответствии с подпунктом 5 пункта 1 статьи 254 НК РФ в составе материальных расходов.
В Письме от 30 января 2013 года № 03-03-06/2/12 Минфин сделал вывод, что Налоговым кодексом не предусмотрено нормирование расходов на содержание служебного транспорта. В этой связи компании рекомендуется утвердить приказом нормы топлива и ГСМ и сделать эту бумагу приложением к учетной политике.
Документальное подтверждение
Документальным подтверждением установления норм расхода ГСМ в компании являются: соответствующий приказ, а также учетная политика фирмы. Кроме того, требуется бумажно доказать сам расход: сделать это можно на основании путевого листа.
Обратите внимание, авансовые отчеты, кассовые чеки, накладные и прочие документы, подтверждающие факт приобретения ГСМ, не могут служить основанием для списания горюче-смазочных материалов в состав расходов в бухгалтерском и налоговом учете.
Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78 установлено несколько форм путевых листов в зависимости от вида автомобиля.Напомню, что в соответствии с новым законом «О бухгалтерском учете» компаниям предоставлено право самостоятельно разрабатывать формы первичных документов. В этой связи подтвердить расход ГСМ можно либо с помощью путевого листа, либо на основании иного первичного документа, разработанного фирмой и содержащего все необходимые реквизиты.
Зачастую на практике данные путевых листов не совпадают с показателями спидометра или же количеством бензина в баке. За такими неточностями и расхождениями нужно следить. При этом фирма может подстраховаться и подготовить оправдательные бумаги, объясняющие этот факт. Например, можно своевременно оформить приказ о работе в выходной и праздничный день и выписать путевой лист, подготовить документ на встречу контрагентов и смету на представительские расходы, обосновав использование автомобиля необходимостью проведения переговоров.
Повышенный размер
К сожалению, не многие компании знают и пользуются возможностью учета расходов на ГСМ в повышенном размере. Вместе с тем, это разрешает делать распоряжение Минтранса России № АМ-23-р. Нормы расхода топлива могут повышаться при работе автотранспорта в следующих условиях:
Таким образом, для регулирования расхода топлива следует установить различные режимы его использования в зависимости от эксплуатации автомобиля. Эти нормы устанавливаются руководителем предприятия.
Если же объемы расхода ГСМ в распоряжении Минтранса отсутствуют, то, согласно Письму Минфина от 14 января 2009 года № 03-03-06/1/6, при установлении норм следует руководствоваться соответствующей технической документацией или информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля. Аналогичное мнение высказано в еще одном Письме Минфина от 22 июня 2010 года № 03-03-06/4/61 в отношении транспортных средств марки «ВАЗ-217030», на которые Минтрансом не утверждены объемы использования топлива.
В налоговом учете
Компания вправе учитывать траты на приобретение ГСМ либо в составе материальных расходов на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 254 НК РФ, либо в составе прочих затрат, связанных с производством и реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
Порядок учета топлива для целей налогообложения будет зависеть от производственного назначения автомобиля и порядка его использования в организации. Например, ТС может эксплуатироваться для доставки материалов и товаров заказчику, в этом случае расходы учитываются в составе материальных расходов. Если же машина перевозит руководство или бухгалтера в банк и обратно, или в налоговую и органы власти, то в этом случае траты на бензин будут отражаться в составе прочих расходов. Эти особенности имеет смысл закрепить в учетной политике. При этом списание потраченного топлива и ГСМ производится на основании путевых листов и актов.
И в бухгалтерском
В бухгалтерском учете расходы на приобретение топлива и горюче-смазочных материалов будут отражаться в зависимости от того, каким образом они приобретаются. Если фирма выдает деньги сотруднику, который самостоятельно производит покупку, то в бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:
6018 руб. – выданы денежные средства через кассу подотчетному лицу.
– 5100 руб. – принято к учету топливо.
– 918 руб. – отражен НДС.
– 918 руб. – НДС принят к вычету.
При этом средства будут выдаваться под отчет на основании авансового отчета.
Возьмем для примера уже используемую в выше сумму и представим, что топливо оплачивается по безналичному расчету, тогда в бухгалтерском учете будут осуществляться следующие проводки:
– 6018 руб. – оплачены ГСМ через расчетный счет.
Приобретаемые горюче-смазочные материалы должны быть оприходованы по дебету счета 10 «Материалы», на субсчете 10-3 «Топливо». Кроме того, ГСМ могут быть отражены на счетах: 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». Принятие горюче-смазочных материалов на субсчете 10-3 осуществляется по учетной стоимости (в корреспонденции с кредитом счета 15), а фактические затраты, связанные с покупкой ГСМ, собирают по дебету счета 15 и по итогам каждого месяца выявляют отклонения между фактическими и учетными ценами.
Списание расходов на эти материалы будет зависеть от эксплуатации автомобиля: на счете 44 отражаются «Расходы на продажу», в случае если машина используется для доставки продукции, товаров; на счете 26 «Общехозяйственные расходы» учитываются траты на использование ТС для персонала, например, если в машине ездит главный бухгалтер или генеральный директор; на счете 20 «Основное производство» учитываются расходы, если транспорт задействован для перевозки пассажиров, например, в такси.Не забудьте эти особенности отразить в учетной политике.
Екатерина Шестакова, эксперт журнала "Расчет"
Даже если компания не использует путевые листы, это не означает, что она не сможет списать топливо. При определенных нормах учета списать бензин удастся. Однако, принять к учету затраты на ГСМ в целях налогообложения уже не получится, так как для этого путевой лист будет необходим. В статье рассмотрим как списать бензин без путевого листа.
Списание ГСМ
Как составить акт на списание ГСМ
При составлении акта на списание ГСМ следует ориентироваться на требования к составлению подобных документов. К примеру в этом документе должны быть указаны следующие реквизиты:
- наименование компании или ФИО ИП;
- дата составления документа;
- члены комиссии (указываются их ФИО и должности);
- сведения о водителе (ФИО);
- наименование механизма, его инвентарный и госномер;
- вид выполненных работ;
- расход ГСМ (указывается нормированный расход, а также фактический).
Подписывают документ ответственные лица, а также члены комиссии, также указывается расшифровка их подписей. Помимо этого в акте следует указать те документы, которые были рассмотрены комиссией и на основании которых происходит списание ГСМ. Обычно для подтверждения расхода топлива пользуются путевым листом, но это не всегда так.
Как списать бензин без путевого листа
Если путевого листа нет, то компании достаточно сложно будет убедить налоговиков в том, что эксплуатация транспортного средства является производственной необходимостью. Однако, это не означает, что списать ГСМ компании не удастся. Если компанией автотранспорт используется, но путевые листы не ведутся, то принять к налоговому учету затраты на топливо она не сможет. Но, что касается бухгалтерского учета, то ту все происходит в общем порядке. В этом случае заносить стоимость ГСМ в Книгу учета не нужно. Но следует помнить, что данная практика всегда ведет к увеличению налогооблагаемой базы.
Важно! Если компания не ведет путевые листы или электронную систему контроля расхода топлива, то принять к учеты затраты на него для целей налогообложения не получится. А это приведет к постоянному увеличению налогооблагаемой базы.
Для того, чтобы компания смогла вносить расходы на ГСМ в налогооблагаемую базу (если путевые листы в компании не используются), то потребуется установить в транспортных средствах системы электронного контроля. Тогда все те же функции, что накладываются на путевые листы на себя примет система, данные которой должны будут заверяться ответственным лицом.
Приняв решение о применении систем электронного контроля в ТС, руководитель должен будет издать соответствующий приказ. Приказ издается той датой, с которой начинается использование данной системе на практике.
Важно! Даже если компания использует электронную систему контроля в ТС, это не означает, что у водителя не должно быть путевого листа. Законодательством предусмотрены такие случаи, при которых наличие путевого листа является обязательным.
Законодательная база
При списании ГСМ, следует руководствоваться нормами следующих нормативных документов:
- Распоряжение Минтранса РФ №АМ-23-р, которым введены рекомендации по нормированиям расходов ГСМ.
- Приказ Минфина РФ №162н, которым был утвержден план счетов учета в бюджетных организациях, а также указываются пояснения по применению плана.
- , которая свидетельствует о том, что расходы на ГСМ компании вправе учитывать при налогообложении, если они являются производственной необходимостью и подтверждены документально.
- , согласно которой расходы на ГСМ могут быть учтены при расчете налога на прибыль.
- Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» , согласно которому определяются документы, необходимые для списания ГСМ.
- Иные нормативные акты
Какой документ подтверждает списание бензина
Важно! Основным подтверждением того, что топливо расходуется по целевому назначению является сведения из электронной системы контроля, а также путевые листы. Они должны содержать информацию, согласно которой будет понятно количество израсходованного топлива, а также его назначение.
Вычет по НДС
Указанных выше подтверждающих документов обычно бывает достаточно для того, чтобы затраты на бензин можно было включить в расходы, но не в случае вычета по НДС.
Для того, чтобы НДС можно было включить в расходы при расчете налога на прибыль, потребуется оформленный счет-фактура. Если компания закупку ГСМ производит в розницу, то получить счет-фактуру будет достаточно проблематичным. Оптимальным вариантом будет заключение специального договора с АЗС на приобретение топлива. Если данный договор будет заключен, то АЗС обязана будет регулярно предоставлять счета-фактуры.
Как списать топливо путевым листом
Как уже отмечалось выше, списание ГСМ производится специальным актом. При его составлении необходимо указать, какие именно путевые листы рассматривала комиссия. В этих документах не должен быть зафиксирован именно расход топлива, путевой лист содержит данные спидометра транспортного средства. Имея такую информацию, а также нормы расхода определенным ТС топлива, можно будет рассчитать расход бензина.
Если в путевых листах указываются сведения по выданному и израсходованному топливу, то обращаться к нормам Минтранса компании не придется. Расходы в этом случае будут намного проще, поэтому самостоятельно разрабатывая бланк путевого листа, это следует учесть.
Надо ли медицинскому учреждению оформлять путевые листы? Какая форма должна быть у этого первичного учетного документа? Какие нарушения в оформлении путевых листов выявляются в ходе проведения контрольных мероприятий? По каким нормам происходит списание ГСМ? Какие ошибки в списании ГСМ чаще всего допускаются?
Оформление путевого листа – право или обязанность учреждения?
Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (п. 7 Инструкции № 157н). Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным согласно законодательству РФ, правовым актам уполномоченных органов исполнительной власти, а документы, формы которых не унифицированы, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 7 Инструкции № 157н и ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.
К бухгалтерскому учету принимаются первичные учетные документы, поступившие по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, из предположения надлежащего составления первичных учетных документов по совершенным фактам хозяйственной жизни лицами, ответственными за их оформление (п. 3 Инструкции № 157н).
В редакции инструкций № 162н, № 174н, № 183н, действовавшей до вступления в силу Приказа Минфина РФ от 31.12.2015 № 227н, было установлено, что выбытие материальных запасов производится в том числе на основании путевого листа (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), который применяется для списания в расход всех видов топлива. Таким образом, являлся первичным учетным документом для учета и списания ГСМ.
Государственные (муниципальные) учреждения применяли форму путевых листов, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее – Постановление Госкомстата РФ № 78).
Сейчас инструкции № 162н, 174н, 183н не содержат такого требования. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ (п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Государственные (муниципальные) учреждения при отражении фактов финансово-хозяйственной деятельности применяют формы первичных учетных документов, приведенные в Приказе Минфина РФ № 52н. В этом документе форма путевого листа отсутствует. Из приказа следует, что основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия со счетов бухгалтерского учета материальных запасов является акт о списании материальных запасов (ф. 0504230). Поскольку топливо (бензин, масла и др.) – объект материальных запасов (исходя из положений Приказа Минфина РФ № 52н), его списание может быть оформлено актом (ф. 0504230).
Здесь же отметим, что ведомственными нормативными актами может быть установлена необходимость при организации учета и списания ГСМ в учреждении применять путевые листы. Так, в Распоряжении Комитета по здравоохранению Правительства Санкт-Петербурга от 28.07.2009 № 466-р «Об утверждении Положения об организации деятельности и типовых формах документов отделений скорой медицинской помощи городских поликлиник Санкт-Петербурга» сказано, что путевые листы оформляются фельдшером (медицинской сестрой) по приему вызовов отделения, который обязан контролировать продолжительность вынужденных простоев и времени, затраченного на ремонт автомобиля.
Кроме того, путевые листы в обязательном порядке применяются при перевозке пассажиров в случаях, установленных законодательством РФ. Так, в Постановлении Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090 «О Правилах дорожного движения» сказано, что водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им для проверки в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист , лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов – документы, предусмотренные правилами перевозки этих грузов.
В случаях, прямо предусмотренных законодательством РФ , водитель должен иметь и передавать для проверки работникам Ространснадзора карточку допуска на транспортное средство для осуществления международных автомобильных перевозок, путевой лист и документы на перевозимый груз, специальные разрешения, при наличии которых в соответствии с законодательством об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности допускается движение по автомобильным дорогам тяжеловесного и (или) крупногабаритного транспортного средства, транспортного средства, осуществляющего перевозки опасных грузов, а также предоставлять транспортное средство для осуществления весового и габаритного контроля.
В частности, п. 29 Правил обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом,утвержденных Приказом Минтранса РФ от 15.01.2014 № 7,установлено, что сведения о проведенном контроле технического состояния транспортного средства и месте его проведения фиксируются в путевых листах. Контроль технического состояния транспортных средств при выпуске на линию (возврате с линии) обеспечивается работником субъекта транспортной деятельности, осуществляющим допуск транспортных средств к эксплуатации.
По мнению ВС РФ, изложенному в Определении от 09.03.2017 № 309-КГ17-1326 на Решение Арбитражного суда Свердловской области от 14.04.2016 А60-62629/2015, если учреждение ведет деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, и осуществляет перевозку работников и грузов для собственных нужд , то оно обязано соблюдать требования, установленные ст. 20 Федерального закона № 196-ФЗ, и обязано обеспечить:
1) заполнение путевых листов в соответствии с требованиями нормативных актов (указывать наименование и (или) номер путевого листа, заполнять сведения о собственнике (владельце) транспортного средства);
2) осуществление контроля технического состояния транспортных средств специалистами (назначить на проведение предрейсовых осмотров транспортных средств специалиста, имеющего специальное профильное образование и соответствующего квалификационным требованиям, провести аттестацию специалистов, осуществляющих выпуск транспортных средств на линию);
3) доведение до водителей необходимой информации путем проведения инструктажей (организовать проведение вводных инструктажей со всеми водителями при приеме их на работу, независимо от уровня квалификации и стажа работы; организовать проведение предрейсовых инструктажей при отправлении водителя по маршруту движения впервые, при перевозке детей, при перевозке опасных, крупногабаритных и тяжеловесных грузов; организовать проведение специальных инструктажей с водителями при необходимости срочного доведения до них информации об изменениях и осложнениях, влияющих на профессиональную деятельность водителей).
Ответ на вопрос о том, является правом или обязанностью медицинского учреждения применение путевых листов, отобразим в форме схемы.
Таким образом, в зависимости от условий эксплуатации автотранспортных средств и норм законодательства РФ оформление путевых листов является либо правом, либо обязанностью учреждения. В то же время, поскольку Порядком проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров установлено, что по результатам прохождения послерейсового медицинского осмотра на путевых листах ставится штамп «Прошел послерейсовый медицинский осмотр» и подпись медицинского работника, проводившего медицинский осмотр (п. 17), рекомендуем оформлять путевой лист даже в случаях, когда прямого требования на использование этого документа законодательство РФ и ведомственные нормативные акты не содержат.
По какой форме должен быть составлен путевой лист?
Перечень обязательных реквизитов путевых листов утвержден Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152). Учреждение в своей деятельности может использовать путевые листы по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 78, или разработать форму путевых листов самостоятельно, но при этом указать в них все обязательные реквизиты, названные в Приказе № 152.
Обязательными реквизитами являются (п. 3 Порядка заполнения путевых листов):
наименование и номер путевого листа;
сведения о сроке действия путевого листа;
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
сведения о транспортном средстве;
сведения о водителе;
сведения о сроке действия путевого листа.
На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.
Какие нарушения выявляются в оформлении путевых листов?
При проверке организации учета и расходования ГСМ проверяющими запрашиваются:
журналы операций с поставщиками и подрядчиками, журналы операций с подотчетными лицами (к которым прикреплены документы, подтверждающие приобретение ГСМ);
путевые листы;
акты списания тосола, масел;
оборотные ведомости.
Обычно в заполнении путевых листов допускаются следующие нарушения.
Отсутствие подписей и расшифровок ответственных лиц, в частности водителя.
Ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их создавшие и подписавшие. Пунктом 13 Приказа № 152 установлено, что даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя учреждения, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий. Также в путевом листе в силу норм п. 16 Приказа № 152 должны присутствовать даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя. Они проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.
Отсутствие времени заезда транспортного средства на постоянную стоянку.
Пунктом 6 Приказа № 152 установлено, что сведения о транспортном средстве включают дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку. Эти сведения являются обязательными реквизитами путевого листа, подлежащими заполнению. Время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя.
Отсутствие данных о выданном (заправленном) бензине.
Отдельный раздел путевого листа предназначен для учета движения горючего. В нем указывается, сколько литров бензина было в баке при выезде и возвращении, сколько было заправлено и израсходовано во время поездки. Если водителю выдается бензин по заправочному листу, то в графе должно отражаться количество бензина. Если выдача бензина не предусматривается, то водитель приобретает его за подотчетные деньги. Чек, который он получил на АЗС, прикрепляется к авансовому отчету. При проверке ГСМ производится сопоставление сведений о заправках автомобиля топливом, отраженных в путевых листах, с данными авансовых отчетов подотчетных лиц, к которым прилагаются документы, подтверждающие заправку автомобиля топливом.
При проведении такого сопоставления проверяющие обращают внимание:
на дату и количество заправляемого топлива, указанные в путевом листе, оправдательном документе и данных бухгалтерского учета. Заправка должна быть произведена в рабочее время водителя. Если заправка автомобиля топливом по чекам была произведена в нерабочее время, то этот факт является основанием для дальнейших разбирательств;
на соответствие объема израсходованного топлива и километража, указанного на обратной стороне путевого листа при описании маршрута движения автомобиля;
на правильный расчет объема израсходованных ГСМ, подлежащего списанию со счетов бухгалтерского учета;
на правильность отражения на счетах бухгалтерского учета записей по приему к учету и списанию ГСМ.
Отсутствие в путевом листе даты и времени проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя.
В силу норм ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ и Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» юридические лица, осуществляющие на территории РФ деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны организовывать проведение обязательных медицинских осмотров и мероприятий по совершенствованию водителями транспортных средств навыков оказания первой помощи пострадавшим в дорожно-транспортных происшествиях.
Обязательные предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей транспортных средств проводятся либо привлекаемыми медицинскими работниками, либо в порядке и на условиях, предусмотренных ч. 4, 5 ст. 24 Федерального закона № 323-ФЗ.
Указание даты (число, месяц, год) и времени (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя является одним из обязательных реквизитов путевого листа учреждения.
Какие нарушения допускаются при списании ГСМ?
Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте утверждены Распоряжением № АМ-23-р. При отсутствии в этом нормативном акте норм списания топлива для автомобиля, эксплуатируемого учреждением, они могут быть установлены:
внутренним локальным актом учреждения (приказом, распоряжением);
Минтрансом либо специализированной организацией, в которую учреждение обратится с запросом для расчета нормы списания ГСМ по конкретному виду автотранспорта, не указанному в Распоряжении № АМ-23-р.
При проверке правильности списания горюче-смазочных веществ в учреждении часто выявляются следующие нарушения.
Ошибочное применение повышающей надбавки при определении расхода топлива автомобилем.
Распоряжением № АМ-23-р установлены надбавки при осуществлении работы автомобиля при определенных условиях. Норма расхода топлива зависит от конструкции автомобиля, его агрегатов и систем, категории, типа и назначения автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые), от вида используемых топлив, от времени года, от условий, в которых эксплуатируется автомобиль. Нормы расхода топлива на 100 км пробега автомобиля определены в литрах бензина или дизтоплива для бензиновых и дизельных автомобилей. Нормы расхода топлива могут повышаться или понижаться в зависимости от условий эксплуатации транспортного средства. В случае применения нескольких надбавок норма расхода топлива определяется с учетом их суммы или разности. Так, нормы расхода топлива повышаются:
при работе в зимнее время (в зависимости от климатических районов страны увеличиваются с 5 до 20%). В приложении 2 к Распоряжению № АМ-23-р установлена предельная величина зимних надбавок по каждому региону, а также указано, в каком регионе какие месяцы считаются зимними;
при эксплуатации автомобиля на дорогах общего пользования (надбавка может составлять до 10%, на дорогах общего пользования IV и V категорий – до 30%);
при работе автотранспорта в городах с определенной плотностью населения. Чем выше плотность населения, тем больше надбавка к норме расхода топлива (например, если плотность населения превышает 3 млн человек, размер надбавки, которую может установить организация, составляет до 25%, при плотности населения от 1 до 3 млн человек – до 20% и т. д.);
при обкатке нового автомобиля, автомобиля, вышедшего из капитального ремонта, а также при централизованном перегоне таких автомобилей своим ходом.
Норма расхода топлив может снижаться при работе на дорогах общего пользования I, II и III категорий за пределами пригородной зоны на равнинной слабохолмистой местности (высота над уровнем моря до 300 м) до 15%.
Работником бухгалтерии при определении расхода бензина исходя из фактического пробега (км) не всегда надбавка применяется правильно. Например, при расчете расхода бензина исходя из фактического пробега (км) по г. Екатеринбургу применяется повышающая надбавка – 5%, хотя можно было бы применять повышающую надбавку к норме расхода топлива при работе автомобиля в городах с населением от 1 до 3 млн человек – 20%.
Счетные ошибки при определении расхода топлива.
Нормативный расход топлива в отношении конкретного автомобиля определяется по следующей формуле:
Qн = 0,01 x Нs x S x (1 + 0,01 x D) , где:
Qн – нормативный расход топлива, л;
Нs – базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;
S – пробег автомобиля, км;
D – поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.
При проведении мероприятий контроля проверяется правильность применения бухгалтером нормы расхода топлива на основании условий, в которых эксплуатировался автомобиль, и исходя из этого расчетным путем исчисляется размер списания бензина по норме. При определении условий эксплуатации автомобиля используется информация, отраженная в путевом листе. Например, дата, на которую составлен путевой лист, позволяет понять, в какое время нужно (и нужно ли) применять зимнюю надбавку для определения нормы расхода топлива. Обратная сторона путевого листа, на которой отражается маршрут следования автомобиля, помогает определить, как эксплуатировался автомобиль: в черте города или за городом, что позволяет решить, надо ли применять соответствующую надбавку за эксплуатацию автомобиля на дорогах общего пользования, так как автомобиль в этот день эксплуатировался на трассе, где расход топлива меньше.
В результате совершенной счетной ошибки списание бензина производится не по норме, а в большем или в меньшем объеме, что соответственно искажает фактические данные и показатели бухгалтерской отчетности.
Списание смазочных веществ без документов, подтверждающих ремонт автотранспортного средства.
Нормы эксплуатационного расхода смазочных материалов устанавливаются из расчета на 100 л от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля. Нормы расхода масел и смазок утверждены Распоряжением № АМ-23-р. Списание смазочных средств осуществляется по акту о списании материальных запасов (ф. 0504230). Как показывают результаты проверок, нередко по акту о списании материальных запасов списываются масла, смазочные жидкости (тосол) в размере, не соответствующем нормам списания.
Например, на балансе учреждения числится один автомобиль. В апреле по акту списан тосол в количестве 10 л. Приказом по учреждению утверждена норма расхода жидкости – не более 0,1 л на 100 л бензина. Расход бензина за списываемый период тосола составил 1 985,09 л. Исходя из этого норма расхода тосола должна составлять 1,985 л, а не 10 л. Никаких документов, подтверждающих проведение ремонта или технического обслуживания автомобиля, нет.
Приведем другой пример. В августе по акту о списании материальных запасов списано 17 л тосола. Списание тосола производилось в связи с ремонтом автомобиля (слив и замена). Проведение ремонтных работ подтверждает акт выполненных работ (датирован августом). Однако, как установлено проверяющими, в сентябре по акту списано еще 10 л тосола. Расход бензина за сентябрь составил 591,864 л. Исходя из этого норма расхода тосола за сентябрь должна быть 0,591 л. Превышение нормы расхода тосола за сентябрь – 9,409 л.
В завершение отметим, что описанные в примере нарушения могут быть квалифицированы проверяющими как грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета, а административные лица могут быть привлечены к ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ. Напомним, что под грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету в силу норм данной статьи понимается в том числе:
искажение любого показателя бухгалтерской (финансовой) отчетности, выраженного в денежном измерении, не менее чем на 10%;
регистрация не имевшего места факта хозяйственной жизни либо мнимого или притворного объекта бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета;
ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых регистров бухгалтерского учета;
отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности (в случае, если проведение аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности является обязательным) в течение установленных сроков хранения таких документов.
Каждая компания, на балансе которой находятся транспортные средства, должна контролировать и документально правильно оформлять процесс списания горюче-смазочных материалов. Водитель компании при осуществлении служебных поездок всегда тратит топливо. Он обязан подтверждать расход подачей в бухгалтерию или своему непосредственному начальнику путевого листа. Бухгалтерский отдел, в свою очередь, начинает вести , списывая такие материалы по мере необходимости. Как происходит списание ГСМ по путевым листам, и какие правила на сей счет существуют в современном законодательстве?
Основные положения
Ст. 9 № 129-ФЗ от 08.08.2001 нам четко дает понять, что любая хозяйственная операция компании должна быть зафиксирована в первичной документации. Существует унифицированная форма путевых листов, но она создавалась для предприятий транспортной направленности. Все же остальные организации имеют право данную форму не применять, а вместо нее разработать собственную и использовать ее.
В налоговом учете отражать списание бензина следует в счете под номером 10. А если говорить об аналитическом учете, то он зависит от того, где располагаются ГСМ:
- В складском помещении.
- В баках.
- Топливо оплачивается при помощи талонов на заправках.
Списываем ГСМ
Порядок списания топлива имеет некоторые особенности, которые важно учитывать как водителю, так и сотрудникам бухгалтерии. Так, списываются ГСМ каждый месяц, но для этой операции требуются основания в виде таких документов:
- Путевые листы, правильно заполненные и с подписями ответственных лиц.
- Если топливо покупалось за наличные, то понадобится .
- Если машина заправляется по талонам, надо иметь журнал регистрации.
- Приказ директора компании, который устанавливает лимиты расхода топлива и нормы пробега.
- Направление сотрудника в командировку на машине.
Бухгалтер составляет специальный , который и дает право выдавать горюче-смазочные материалы водителю компании. Подробный образец акта списания просмотреть детально вы сможете . Этот пример поможет правильно составить форму.
В этом документе надо обязательно указать:
- Фамилию, имя и отчество шофера.
- Характеристики автомобиля и его регистрационный номер.
- Временной отрезок, когда происходит списание.
- Название ГСМ и их точное количество.
- Другие сведения, которые ответственное лицо посчитает нужным внести в бумагу.
- Подпись водителя и его начальника.
Списывать ГСМ в произвольной форме и не оформлять это документально запрещено. Расчет списания бензина по путевым листам непосредственным образом влияет на баланс компании и налогообложение.
Итоги
Любая компания, даже не специализирующаяся на транспортных перевозках, но имеющая свой автопарк или хотя бы один автомобиль, должна знать порядок и правила списания ГСМ, чтобы грамотно оформить эту процедуру и вести расчет.