Журнал (книга) кассира-операциониста - вид документации, которую необходимо вести для каждого кассового аппарата в организации. При этом важно не только его правильно зарегистрировать и оформить, но и заносить в данную книгу учета ежедневные записи по установленному образцу без исправлений. Разберем все актуальные требования к журналу кассира на 2016-2017 гг.
Определение и роль журнала
Иное название книги кассира - форма КМ-4. Она обязательна г. по постановлению №132 Госкомитета статистики. Для каждого аппарата) необходимо наличие одного такого сводного документа. Ведение этого журнала - обязанность операциониста, кассира, обслуживающего клиентов при помощи ККМ и принимающего от последних наличные деньги в роли платы за продукцию, услугу, работу и т.д. Данная книга является первичной учетной документацией по бухучету поступающих денежных средств.
В КМ-4 ежедневно фиксируются показания, снятые с ККМ, и суммы денег, прошедшие через кассовый аппарат. Работник в начале и конце дня записывает в нее показания счетчиков ККМ (так называемый Z-отчет) - разность между ними и будет считаться выручкой за текущий день. Главная роль журнала кассира - сверка фактического остатка денег в кассе с тем, что насчитала кассовая машина.
О необходимости обязательного ведения формы КМ-4 говорит письмо Минфина №104 (30.08.1993) и письмо ФНС № ЕД-4-2/11941@ (23.06.2014).
Правила оформления и заполнения
При оформлении журнала кассира-операциониста важно обратить внимание на следующие детали:
- КМ-4 в обязательном порядке подлежит прошивке всей книги целиком или только листов.
- Подпись на контрольном листе должна быть руки ИП или руководителя организации. Она должна заверяться оттиском печати, если последняя используется учреждением.
- В книге обязательно нумеруется каждый лист, начиная с первого. Страницы нумеровать не нужно.
- На последнем листе обязательна пометка: «В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено подписью (и печатью) ... листов». Часть этого текста обязательно должна заходить на контрольный лист.
Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста (образец конкретной записи вы увидите далее)? Правила следующие:
- Писать в книге можно только шариковой или чернильной ручкой с темно-синими чернилами.
- Записи вносятся в строгом хронологическом порядке. Одна строчка - это один кассовый день.
- Источником для записей служит только Z-отчет - информация не должна быть итогом самостоятельных подсчетов. Если за кассовый день было снято несколько таких отчетов, то в книгу необходимо внести данные по каждому из них.
- Каждая запись должна быть заверена подписью кассира, ИП и руководителя.
- В книге не должно быть исправлений и помарок.
Если в ошибку в уже внесенной записи, исправить ее можно, следуя инструкциям ниже:
- Ошибочные данные нужно перечеркнуть, затем указать рядом верную информацию, а также дату исправления.
- Помарку своей подписью заверяет сам кассир, а также его непосредственный руководитель.
- Если масштаб ошибки измеряется несколькими страницами или листами, то допускается их перечеркивание крест-накрест.
Если все помарки исправлены по указанной схеме, то они не должны быть наказуемыми для работника.
Требования к титульному листу
Титульный лист журнала кассира-операциониста должен быть оформлен следующим образом до непосредственного предъявления книги в налоговую инспекцию:
- В верхней части должно быть прописано полное наименование учреждения, его адрес.
- Далее - информация о ККМ - марка, тип, модель. В правой части - номер производителя и регистрационный номер, который сообщает ЦТО или при регистрации аппарата.
- Обязательно указать, когда было начато заполнение книги, и впоследствии - когда была произведена последняя запись.
- Необходимо указание должности и Ф. И. О. ответственного лица - кассира, работающего по трудовому договору.
Замена формы КМ-4
Перед стартом работы книга операциониста обязательно должна быть зарегистрирована в ИФНС. К этому времени она уже должна иметь заполненный титульный лист, нумеровку страниц, запись на последней странице, затрагивающей контрольный лист, быть прошитой.
Новый журнал следует начинать только тогда, когда полностью заполнен старый (каждая форма рассчитана на 1000 записей). Причиной замены также может быть очевидная ветхость книги или ее существенные повреждения.
Графы журнала КМ-4 и их значение, проверочные формулы
Говоря о том, как правильно заполнять журнал кассира-операциониста, образец которого вы уже увидели на фото, разберем все существующие в нем графы, раскрыв их значение.
| Графа | Название | Вносимая информация |
| 1 | Дата смены | Вводится дата, пропечатанная в чеке - Z-отчете |
| 2 | Номер отдела | Графа заполняется, если внутри организации существует разбиение на секции |
| 3 | ФИО ответственного лица | Если журнал ведет один и тот же кассир-операционист, то допустимо указать ФИО в начальной строке, а в последующих ставить прочерки (--//--) |
| 4 | Графа порядкового номера контрольного счетчика на окончание смены | Записывается порядковое число Z-отчета - эта информация видна в нем самом |
| 5 | Отчет фискальной памяти (контрольный счетчик), регистрирующий сумму переводов показаний суммирующего счетчика | Некоторые кассиры записывают сюда количество продаж за день, некоторые дублируют информацию из графы 4. Большинство советуют оставлять этот раздел незаполненным |
| 6 | Показания суммирующих счетчиков на начало дня | Необнуляемая итоговая сумма конца предыдущей смены (Z-отчет вчерашнего дня) - совпадает с данными графы 9 предшествующей записи |
| 7 | Подпись кассира | |
| 8 | Подпись администратора | |
| 9 | Данные суммирующих счетчиков на конец смены | Необнуляемая итоговая сумма на конец рабочего дня |
| 10 | Сумма дневной выручки | Указана в Z-отчете. Для проверки ее можно рассчитать так: графа 9 - графа 6 = графа 10 |
| 11 | Сданные наличные | Суммы наличных, отданные операционистом в главное кассовое хранилище. Проверить правильность подсчетов можно по формуле: графа 10 - графа 13 - графа 15 = графа 11 |
| 12 | Оплачено по документации, шт. | Сюда записывается количество продукции, чья покупка была оплачена картами, и т.д. |
| 13 | Оплачено по документам, руб. | Сумма покупок из графы 12 |
| 14 | Сдано всего рублей | Указывается вся сданная главному операционисту денежная сумма - и наличная, и безналичная. Если не было ошибочно выбитых чеков, возврата товаров, то данные отсюда равны графе 10 |
| 15 | Суммы, возвращенные клиентам по неиспользованным чекам ККМ | Ошибочно пробитые чеки, возврат товара обязательно также занести в форму КМ-3 |
| 16 | Подписи на конец смены кассира, администратора, руководителя | Графы 17 и 18 допускается подписывать одной рукой |
| 17 | ||
| 18 |
Рассмотрим заполнение журнала на конкретном примере.
Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста: образец
Допустим, при закрытии смены 10.05.2017 кассиром был снят отчет №3210. Согласно нему выручка за день составила 23845.12 рублей. Необнуляемый итог равнялся 50645.20 рублей. Его показатели за вчера - 26800.08 рублей. Был возвращен товар на сумму 2114.50 рублей. Внесем информацию в КМ-4.
| Номер графы | Информация |
| 1 | 10.05.2017 |
| 2 | --- |
| 3 | Иванова А.А. |
| 4 | 3210 |
| 5 | --- |
| 6 | 26800.08 |
| 7 | (Подпись) |
| 8 | (Подпись) |
| 9 | 50645.20 |
| 10 | 23845.12 (50645.20 - 26800.08) |
| 11 | 21730.62 (23845.12 - 2114.50) |
| 12 | --- |
| 13 | --- |
| 14 | 21730.62 |
| 15 | 2114.50 |
| 16 | (Подпись) |
| 17 | (Подпись) |
| 18 | (Подпись) |
Возврат и хранение денежных средств
Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста? Образец демонстрирует возврат товаров потребителям. Такие ситуации, помимо занесения в КМ-4, обязательно должны заноситься в КМ-3. Возврат происходит через главкассу организации, реже - через КММ определенного операциониста.
Вся наличность, которая хранится в кассовом ящике, обязательно сдается в конце смены непосредственному руководителю, ИП или в главкассу. Операционист не имеет право распоряжаться этими суммами после внесения записи в журнал.
Эквайринг
Эквайрингом называется безналичный расчет с применением банковских карточек. Это относительно недавнее новшество порой вносит путаницу при заполнении журнала операциониста - графа дневной выручки включает в себя большую сумму, нежели та, что хранится в кассе. Кроме того работник обязательно должен вести учет потребителей (сохранять их экземпляры чеков для себя), расплатившихся безналичным образом.
Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста, образцы в этой статье наглядно показали. Эта книга является одним из важнейших документов при ведении расчетно-кассовой деятельности. Ее отсутствие, ровно как и утеря, влечет за собой штрафы, налагаемые проверяющими органами ИФНС, и самому работнику, и организации.
Один из самых главных документов при учете финансов – журнал кассира-операциониста унифицированной формы КМ-4 . Изначально производиться регистрация в налоговой организации, где нумеруются листы, и прошивается журнал. Страница, располагающаяся на последнем месте, подписывается управляющим и бухгалтером.
Этот журнал фиксирует количество денег, которые прошли через аппарат кассира в течение работы бухгалтера, создается запись во время старта и конца смены информации счетчиков ККМ.
Как заполнить журнал кассира-операциониста?
Вам нужно произвести операции с ККТ? Изучить информацию о заполнении заявления – форма по КНД 1110021.
Заполнение журнала кассира-операциониста (форма КМ-4)
Так как же заполняется форма КМ-4?
- Информация о дате (смене). Здесь заполняется 1 графа, где указывается день, месяц и год отчета – эти данные фиксируются в журнале кассира-операциониста. Случается и такое, что имеется много отчетов за 1 дату, тогда они фиксируются в разной строке с единой датой.
- Номер отдела (подразделения). 2 графа, где фиксируется номер отдела. На этот отдел были пробиты чеки за смену. Если прибор кассира не имеет функции пробития, то данные не заполняются.
- Фамилия, имя, отчество кассира. В третьей графе указывается ФИО, являющегося ответственным за осуществление операций на кассе.
- Номер главного счетчика в завершении смены. 4 графа фиксируется номер Z-отчета.
- Номер счетчика, который регистрирует объем переводов данных по счетчику. 5 графа – здесь данные берутся из 4 графы.
- Данные суммы финансовых счетчиков в начале смены. 6 графа указывает накапливающийся налог на старт смены, где учитываются все суммы, со старта работы аппарата. Если регистрируется другой аппарат в налоговой организации, то должно осуществляться пробитие на сумму 1 рубль 11 копеек.
- Заверяется подписью кассира или управляющего в журнале. Седьмая и восьмая графа – проставление подписей этих людей. Человек, занимающий две должности, одновременно ставит свои подписи в обе графы.
- Данные суммы финансовых счетчиков по окончанию смены. Здесь в 9 графе указываются те самые данные, прописанные в предыдущем предложении. К этой цифре из 6 графы добавляется выручка за данную смену. Происходит списывание накоплений с данных Z-отчета.
- Количество денег выручки. Десятая графа включает в себя данные о прибыли за смену. Здесь суммируются данные из 11, 12 и 15 графы.
- Сдача наличными. 11 графа фиксирует выручку наличными.
- Оплата по документам. 12 графа фиксирует объем выплат по безналичному расчету в журнале КМ-4. При отсутствии данной функции у аппарата, не заполняется графа. В 13 графе фиксируется количество безналичных платежей.
- Общий объем сдачи. В 14 графе фиксируется количество финансов наличных и безналичных платежей, за вычетом возвратов.
- Суммарное количество возвратов. В 15 графе фиксируется данная характеристика за смену.
- Заверение кассиром. В 16 графе оставляет свою роспись ответственный за кассу.
Контрольно-кассовое оборудование, согласно нормам действующего законодательства, должно применяться на практике почти всеми предпринимателями , вне зависимости от их формы собственности. В каких случаях необходим данный документ, и каков порядок его оформления?
Необходимость заполнения журнала кассира-операциониста
Форма журнала утверждена в рамках Постановления Госкомстата РФ №132 от 25 декабря 1998 года . Она получила альтернативное наименование – КМ-4.
Организации и индивидуальные предприниматели наделены правом самостоятельного ведения этого учетного регистра, а также контроля выручки, которая поступила. Постановление №132 предусматривает заполнение документа специалистом, работающим за кассой, обслуживающим клиентов посредством применения ККМ.
Хранение журнала производится у руководителя или старшего сотрудника бухгалтерии . Перед началом очередной смены он выдается на руки кассиру. В нем специалист ежедневно записывает показания, снятые с техники.
Правила ведения
Правила ведения и заполнения бумаги устанавливаются организациями и индивидуальными предпринимателями в самостоятельном порядке. Ориентироваться можно на указания по заполнению, которые установлены в рамках Постановления №132 .
Описания к регистру содержат сведения о том, что внесение в документ данных происходит ежедневно кассиром. Записи осуществляются с использованием синих чернил (ручки шарикового или чернильного типа). Если кассир был вынужден внести в документ исправления, они должны быть заверены директором и главбухом .
До использования онлайн-касс журнал нумеровался, прошнуровывался, регистрировался в федеральной налоговой службе. При использовании web-технологий необходимость физического наличия данного документа отсутствует, поэтому регистрация не является обязательной.
Поэтому правила и принципы работы с документом сотрудники предприятия продумывают самостоятельно. В соответствии с указаниями по оформлению KM-4 заполнение должно осуществляться сразу после того, как кассир снимет Z-отчет.
Порядок заполнения
Кассир, который сдает смену, снимает соответствующий отчет. Его данные применяются в процессе оформления гр. 4 (порядковый номер отчета) и гр. 5, (дублирование). В гр. 6 отображены параметры счетчика, а в гр. 10 – выручка в дневной период. Стр. 1-3 содержат информацию о дате, номере отделения, ФИО кассира.
Заполнение документа подразумевает отражение базовых показаний счетчиков ККМ на начало и конец рабочего дня. С этой целью после снятия Z-отчета (основных показаний ленты) происходит заполнение соответственно графы 6, содержащей данные о суммированных параметрах денежных счетчиков на начало дня, и 9, включающей сведения на конец дня.
При этом разница между вторым и первым значением – это и есть выручка, информация о которой подлежит занесению в графу 10. Все эти данные подтверждаются подписями кассира, старшего кассира (графа 7) и администратора (графа 8).
Графа 11 называется «сдано наличными». В ней указывается величина выручки, которая была сдана в наличной форме. Графа 12 содержит сведения о количестве. Графа 13 – об оплате по документам. В ней должна отображаться сумма реализации по платежным карточкам или иным формам документации, количеству соответствующих бумаг.
Если такие операции отсутствовали, ставится прочерк. Графа 14 называется «сдано всего». Она включает в себя общую величину выручки и представлена суммой строк 11 и 13.
Сумма средств, которая была предоставлена по чекам, возвращенным со стороны покупателей, вносится в графу 15. На нее происходит уменьшение величины выручки контрольно-кассового оборудования. В этом же разделе указывается сумма средств по кассовым чекам, которые были пробиты по ошибке. Соответственно в гр. 11 отображается сумма наличных средств, из которой вычитается суммарное значение возврата и средств, выданных на основании документов.
Проверку правильности и актуальности внесенных данных можно осуществить достаточно просто. Для этого сравниваются показания из Z-отчета (гр. 10 и 14), а также суммарные величины стр. 11-12 за минусом стр. 15. На практике принято применять следующие формулы для проверки:
гр. 11 = гр. 10 – гр. 13 – гр. 15
гр. 14 = гр. 11 + гр. 13
гр. 10 = гр. 9 – гр. 6
Порядок и период хранения
Хранение журнала осуществляется у пользователя по месту, где установлена контрольно-кассовая техника. Делается это на протяжении всего срока эксплуатации ККМ. Предъявление документа происходит на основании соответствующего требования проверяющего органа.
Учетный журнал за прошлые годы подлежит хранению на предприятии или у ИП в течение 5 лет с момента истечения отчетного периода . Когда этот срок истекает, требуется созыв специальной комиссии. При ней документы подвергаются уничтожению. Руководитель предприятия оформляет акт, который впоследствии требует заверения подписями участников комиссии.
Замена журнала
Если свободные страницы журнала заканчиваются, данные об этом сообщаются в налоговую инспекцию наряду с регистрацией нового документа. Ответственность за организацию данной процедуры может нести любой уполномоченный работник, действующий от лица гендиректора .
Главное, чтобы у него имелась при себе доверенность, прошедшая процедуру заверения у нотариуса. Записи в процессе ведения нового журнала начинаются в порядке, который присутствовал в прежнем документе. Величины остатков переносятся в новый документ. Сама их смена осуществляется по окончании года, однако этот процесс не является обязательным.
Внесение изменений
Если документ требует внесения изменений, они должны быть предварительно и по факту согласованы со всеми лицами, принимающими участие в заверении. Ответственные сотрудники должны поставить у записей свои подписи, а также сделать печать-подтверждение.
Ключевое условие, при соблюдение которого изменения и исправления будут учтены – наличие пометки «исправлено верно». Если нововведения несущественные, исправления могут быть сделаны посредством канцелярских инструментов.
Если в корректировании нуждается всего несколько строчек, они могут быть зачеркнуты. Между ними указывается верная запись . Важно соблюдать хронологию записей и не создавать препятствий для выявления оборота наличности.
Санкции со стороны налоговых структур за подобные действия не предусмотрены, поэтому опасаться таких мероприятий не стоит. Наоборот, внесение некорректных данных может повлечь за собой штрафы.
Штрафы и ответственность
В настоящее время единственной мерой привлечения к ответственности за отсутствие документа или нерациональное его ведение является назначение налоговой ответственности . В качестве регламента по данному вопросу выступает .
В ней прописана мера ответственности за грубое несоблюдение норм учета доходов и расходов. Предприниматель будет обязан заплатить штраф за следующие нарушения :
- отсутствие первичной документации;
- неиспользование счетов-фактур;
- отсутствие регистров бухгалтерского и налогового учета;
- неверное отражение проведенных операций по деньгам, материальным ценностям, нематериальным активам, финансовым вложениям.
Если совершение грубого нарушения произошло в рамках одного периода, штраф равен 10 000 руб. Если это случилось на протяжении более одного налогового периода, штрафная санкция составит 30 000 руб.
Регистрация журнала
Каждый предприниматель после покупки ККМ должен официально заверить и зарегистрировать журнал. Для оформления этой процедуры в налоговую службу нужно предъявить заявление, договор с центром, обеспечивающим поддержку аппарата.
Также потребуется техпаспорт техники, журнал, доверенность на лицо, являющееся заявителем. Если проводится регистрация нового журнала, потребуется предоставление заявления о замене Z-отчета, журнала, регистрационной карты, доверенности.
Журнал кассира-операциониста для онлайн-кассы
С 1 января 2013 года использование унифицированных шаблонов учетной первичной документации перестало носить обязательный характер. Информация об этом содержится в Информации Минфина России №ПЗ-10/2012 . Исключение составляют первичные формы учетной документации, которые установлены уполномоченными структурами, согласно федеральному законодательству.
Наряду с этим форма КМ-4 представляет не кассовый документ, а лист по учету финансовых расчетов, подразумевающих применение контрольно-кассовой техники. Поэтому ее использование на практике не является обязательным. Только по собственному желанию компания может использовать данный документ в целях упрощения проведения операций. Аналогичной позиции придерживается и Министерство финансов, что отражено в Письме Минфина №03-01-15/3482 от 25 января 2017 года.
Таким образом, журнал является важным документом, но с некоторых пор обязательство по его ведению отменено. Однако предприниматели могут вести их по желанию и разрабатывать формы самостоятельно.
Дополнительная информация по журнала кассира-операциониста представлена ниже на видео.
Стало известно, что Минфин не считает обязательным при оформлении операций с ККТ пользоваться формой КМ-4 «Журнал кассира-операциониста». Как в таком случае отражать операции, которые проводятся через ККТ?
Экономические субъекты привыкли, что при учете денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККТ они должны использовать формы, которые перечислены в разд. 1.1 Постановления Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»:
- КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины»;
- КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию»;
- КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;
- КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»;
- КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста»;
- КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»;
- КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации»;
- КМ-8 «Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ»;
- КМ-9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».
Так вот, в Письме Минфина России от 16.09.2016 № 03‑01‑15/54413 указывается, что согласно п. 1 ст. 1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54‑ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» законодательство РФ о применении ККТ состоит из данного закона и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актов.
С учетом того, что Постановление Госкомстата России № 132 не является нормативным правовым актом, принятым в соответствии с Федеральным законом № 54‑ФЗ, оно, по мнению финансистов, не относится к законодательству РФ о применении ККТ и, следовательно, не подлежит обязательному применению.
Можно предположить, что это разъяснение вызвано именно появлением в Федеральном законе № 54‑ФЗ указания на то, из каких нормативных актов состоит законодательство о ККТ. Оно присутствует в новой редакции закона, которая на основании Федерального закона от 03.07.2016 № 290‑ФЗ действует с 15.07.2016. В предыдущей редакции не было подобной нормы.
Получается, чтобы нормативный акт относился к законодательству о применении ККТ, он должен содержать ссылку на Федеральный закон № 54‑ФЗ. А в Постановлении Госкомстата России № 132 такой ссылки нет.
Так что же, формы, указанные в ККТ, применять больше не обязательно? Необходимо разобраться.
В предыдущей редакции Федерального закона № 54‑ФЗ в ст. 5 перечислялись обязанности организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих ККТ. Одной из данных обязанностей назывались обеспечение, ведение и хранение в установленном порядке документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением ККТ. О какой конкретно документации идет речь, в законе не говорилось.
Еще более скупа на этот счет новая редакция закона. В той же ст. 5 пользователям вменяется в обязанность:
- предоставлять в налоговые органы по их запросам информацию и (или) документы, связанные с применением ККТ, при осуществлении ими контроля и надзора за применением ККТ;
- обеспечивать должностным лицам налоговых органов при осуществлении ими контроля и надзора за применением ККТ беспрепятственный доступ к ней и фискальному накопителю, в том числе с использованием технических средств, и предоставлять указанным должностным лицам документацию на них.
В Постановлении Правительства РФ от 23.07.2007 № 470 «Об утверждении Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями» (в нем указывается, что оно принято в соответствии с Федеральным законом № 54‑ФЗ) говорится лишь о таком документе, как паспорт ККТ.
Правда, не утратили силу Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (далее - Типовые правила). Пожалуй, это самый подробный и приближенный к практической деятельности налогоплательщиков документ, который поясняет, как им пользоваться ККТ с фискальной точки зрения. И он даже имеет ссылку на то, что принят в соответствии с законом, регулирующим применение ККТ, правда, имеется в виду закон, который действовал до принятия Федерального закона № 54‑ФЗ.
В Типовых правилах, в числе прочего, упомянуты ситуации, в которых надо заполнять определенные формы, и указано, какие. Эти формы приведены непосредственно в названном документе. Однако как раз вместо этих форм и применялись все последние годы те, которые поименованы в Постановлении Госкомстата России № 132 (см. письма МНС России от 27.08.1999 № ВГ-6-16/685, ФНС России от 23.06.2014 № ЕД-4-2/11941).
Но в п. 3.4 Типовых правил вполне определенно говорится, что на кассовую машину администрация заводит книгу кассира-операциониста, которая должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, директора и главного (старшего) бухгалтера предприятия и печатью. То есть (с учетом Постановления Госкомстата России № 132) речь шла, безусловно, о форме КМ-4 (см. Письмо Минфина России от 11.06.2009 № 03‑01‑15/6-311).
Кроме того, необходимо сказать еще о двух нормативных документах, в которых указано, что их исполнение регулируется, в частности, Федеральным законом № 54‑ФЗ:
В обоих этих документах, как и в Федеральном законе № 54‑ФЗ, установлено, что специалисты территориальных ИФНС при исполнении соответствующих государственных функций имеют право запрашивать для проверки документацию от проверяемого объекта, связанную с применением ККТ и учетом денежных средств (регистрацией, перерегистрацией, проверкой исправности, ремонтом, техническим обслуживанием, заменой программно-аппаратных средств, вводом в эксплуатацию, применением, хранением и выводом из эксплуатации ККТ, ходом регистрации ею информации о платежах и ее хранением).А далее в них прямо указывается, что в число проверяемых документов входят, в частности, журнал кассира-операциониста, акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, справка-отчет кассира-операциониста, сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации. Иными словами, это именно те формы, о которых говорится в Типовых правилах. Но сами эти формы в указанных административных регламентах не приводятся, в них также отсутствуют отсылки к Постановлению Госкомстата России № 132 или к другим документам.
Конечно, в связи с предстоящим повсеместным переходом налогоплательщиков на применение онлайн-касс эта документация, вероятно, утратит в значительной степени свое значение для налоговиков в части контроля за применением ККТ. Но о полной ее отмене говорить, во всяком случае, пока, не приходится, тем более что некоторые, хотя и немногочисленные, категории налогоплательщиков даже после 01.07.2017 будут вправе работать на ККТ «по старинке», то есть без передачи фискальных данных налоговикам через оператора. И им‑то использования журнала кассира-операциониста и других документов, связанных с применением ККТ, не избежать.
Но другое дело, в какой форме эти документы теперь должны оформляться. И здесь имеет значение не только разъяснение Минфина о том, что формы, приведенные в Постановлении Госкомстата России № 132, можно не применять. Кстати, данное постановление, как и многие другие подобные документы, принятые названным ведомством, стало необязательным для применения в связи с принятием Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете».
Согласно п. 4 ст. 9 поименованного закона формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Нет обязанности применять унифицированные формы, утвержденные Росстатом.
Правда, Минфин в Информации № ПЗ-10/2012 указал на то, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.
В связи с этим ФНС в Письме от 23.06.2014 № ЕД-4-2/11941 разъяснила, что Типовые указания и Постановление Госкомстата России № 132 разработаны в целях реализации положений законодательства о применении ККТ и на основании него. Но теперь Минфин опроверг данное утверждение, по крайней мере, в части того, что упомянутое постановление основано на федеральном законодательстве о ККТ.
Все изложенное подвело нас к следующему выводу. Применение документов, связанных с применением ККТ, необходимо, причем в том минимальном составе, который определен в Типовых правилах и упомянутых административных регламентах. Но формы этих документов, утвержденные каким‑либо уполномоченным органом, в настоящий момент, по нашему мнению, отсутствуют.
Поэтому любое лицо, применяющее ККТ, теперь вправе разработать свои собственные первичные документы, связанные с применением ККТ, лишь бы в них имелись обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона № 402‑ФЗ. В то же время каждый экономический субъект вправе сам решить, а не принять ли ему все‑таки эти первичные документы в такой форме, которая приведена в Постановлении Госкомстата России № 132 (нет запрета на использование в этом качестве унифицированных форм), тем более что данные документы должны соответствовать требованиям по указанию в них информации, установленным Типовыми правилами. Очевидно, что обозначенным требованиям именно унифицированные формы больше всего и соответствуют.
«Журнал кассира-операциониста» утверждена Госкомстатом 25.12.1998 в Постановлении № 132 (далее - Постановление № 132). Этот журнал ведется по каждой используемой в расчетах кассовой машине и заполняется ежедневно. Скачать бланк официальной формы вы можете по ссылке ниже.
Официальная форма КМ-4
Форма журнала кассира-операциониста, утвержденная Госкомстатом, не является обязательной для применения. То есть по общему правилу вести такой журнал нужно, и это предусмотрено правилами эксплуатации кассовых аппаратов, но компании и предприниматели могут использовать для этих целей и свои собственные формы либо модернизировать официальную. Такие разъяснения по кассовым документам в свое время давал Минфин, а ФНС довела их до налогоплательщиков (Письмо от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059@).
А если организация (ИП) перешла на онлайн-кассы, то применять унифицированные формы документов по учету кассовых операций № КМ1—КМ9 она не обязана (Письмо Минфина от 23.08.2017 N 03-01-15/54156).
Несмотря на то, что официальная форма КМ-4 не является обязательной, и многие налогоплательщики уже вовсю используют онлайн-ККТ, некоторые организации и ИП продолжают применять эту форму.
Скачать бланк КМ-4
Общие правила оформления журнала кассира-операциониста
Некоторые из этих правил приведены непосредственно в Постановлении № 132 . Приведем основные правила внесения записей в журнал:
- журнал следует прошнуровать, пронумеровать и скрепить подписями налогового органа, руководителя и главбуха компании; в налоговый орган журнал представляется до начала его заполнения фактическими данными;
- записи в журнал ежедневно в хронологическом порядке вносит кассир, работающий за кассовым аппаратом;
- записи вносятся чернилами или шариковой ручкой;
- если есть ошибочные записи, то исправления заверяются подписями кассира, руководителя и главбуха.
Такие строгие правила необходимы для того, чтобы обеспечить достоверность внесенных в журнал данных.
Журнал условно можно разделить на 2 части: вводную и основную.
Во вводной части отражается следующая информация:
- наименование компании, ее адрес, телефон, название структурного подразделения, коды ОКПО, ИНН;
- сведения о кассовом аппарате (номер, модель, марка, тип, класс);
- используемая прикладная программа.
В основной части указываются:
- период открытия и закрытия журнала;
- ответственное за ведение журнала лицо;
- рабочий день (дата, смена) (графа 1);
- номер отдела и ФИО кассира (графы 2, 3);
- номер и показания контрольного счетчика (графы 4, 5);
- показания суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня или смены (графы 6, 9);
- подписи кассира, представителя администрации или старшего кассира (графы 7 — 8, 16 — 18);
- сумма выручки за рабочий день или смену (графа 10);
- суммы наличных, сданные по окончании рабочего дня (смены) (графа 11);
- количество и суммы безналичных платежей (графы 12, 13);
- суммы возвращенных денежных средств покупателям (графа 15).
Записи в основную часть вносятся на основании Z-отчета, который снимается ежедневно по окончании работы на кассовом аппарате. Суммарные значения записей в журнале должны совпадать с данными этого отчета. При этом в журнале должны соблюдаться следующие контрольные соотношения:
- графа 10 (выручка за день) = графа 9 (показатели на конец дня) - графа 6 (показатели на начало дня);
- графа 11 (оплата наличными) = графа 10 (сумма выручки) - графа 13 (безналичные оплаты) - графа 15 (сумма возвратов);
- графа 14 = графа 11 (оплата наличными) + графа 13 (безналичные оплаты).