Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Поступившие документы проходят следующие этапы (рис.2):
первичную обработку;
предварительное рассмотрение, разметку;
регистрацию;
рассмотрение документов руководством;
направление на исполнение;
контроль исполнения;
исполнение документов;
подшивку документов в дела.
Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «Лично»). Затем необходимо проверить: правильность адресования вложенного в конверт документа; количество листов документа; наличие приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».
Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления или когда на конверте имеются пометки «Конфиденциально», «Срочно».
Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «Отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы- получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.
Секретарь-референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов, которые складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. При современной организации труда и росте квалификации работников количе-
ство документов, передаваемых непосредственно в структурные подразделения или исполнителям, будет увеличиваться.
На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: «ОР» - отдел рекламы или 05 - номер (шифр) этого подразделения. При передаче документов непо-средственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы. Для отличия от других пометок эта запись обводится кружком. В ряде фирм применяется условное обозначение руководящих должностных лиц, которое используется при разметке и направлении документов, например, 01 - генеральный директор, 02 - зам. директора и т. п.
В значительной степени облегчает процесс предварительного рассмотрения документов настольное устройство сортировки, состоящее из лотков (секций), имеющих этикетки для вставки условных обозначений (индексов) руководителей фирмы, структурных подразделений или исполнителей. Поступающие документы просто раскладываются по соответствующим секциям. При небольшом объеме документов для этих целей можно также использовать специальные папки с разделителями.
При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству фирмы, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т. д.). Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю фирмы. Если в обязанности секретаря- референта входит доклад о поступивших документах, ему необходимо самому предварительно ознакомиться с этими материалами.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, имеющие в адресе указание структурного подразделения или фамилию работника фирмы.
Передача входящих документов на рассмотрение руководству фирмы должна осуществляться после регистрации.
После регистрации документы передаются для рассмотрения и принятия решения руководителю фирмы. Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления. Руководитель фирмы, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки.
Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюций (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в списке, который считается ответственным исполнителем.
При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев в обработке документов, создать условия для их своевременного и качественного исполнения, а также рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю-референту.
Стремление отдельных руководителей иметь собственный «архив», состоящий из копий полученных или подписанных документов, свидетельствует о невысокой управленческой подготовке руководителя или о недоверии секре- тарю-референту. Документы в этом случае хранятся неупорядоченно, поиск их затруднен. Таких «архивов» быть не должно.
С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с про-ставлением исполнителем даты получения. Перемещение документов между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов с грифом «Конфиденциально».
Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого поступивший документ и копия ответа на него подшиваются в соответствующие дела.
В фирме для ряда документов может быть принят порядок, при котором рассмотрение документов руководителем осуществляется после окончания их исполнения, одновременно с подготовленными для подписания проектами внутренних или отправляемых документов. Это позволит сэкономить время руководителя за счет не двукратного, а однократного ознакомления с документом. Но для введения такого порядка необходимо четко разграничить, какие виды служебных документов могут так обрабатываться, а какие нет, и провести этап проверки этого порядка на практике.
обработка документов - Создание, редактирование и сохранение документов с помощью специального программного обеспечения. Обработка документов является основным назначением текстовых процессоров. Тематики информационные технологии в целом EN …
Подготовка документов, поступающих в бухгалтерию. В О.д. входит их проверка с точки зрения законности, соблюдения формы и наличия в них обязательных реквизитов. Затем производится расценка документов и их группировка. Заканчивается О.д.… … Словарь бизнес-терминов
ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ - подготовка документов для записи в соответствующие учетные регистры. Поступающие в бухгалтерию документы прежде всего проверяются с точки зрения законности и целесообразности хозяйственных операций, соблюдение формы документов и наличия в них… … Большой бухгалтерский словарь
ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ - подготовка документов для записи в соответствующие учетные регистры. Поступающие в бухгалтерию документы, прежде всего, проверяются с точки зрения законности и целесообразности хозяйственных операций, соблюдения формы документов и наличия в них… … Большой экономический словарь
Обработка документов, которая опирается на международные стандарты, стандартный обобщенный язык разметки и сетевую службу ODA. См. также: Обработка документов Финансовый словарь Финам … Финансовый словарь
распределенная обработка документов - — [Л.Г.Суменко. Англо русский словарь по информационным технологиям. М.: ГП ЦНИИС, 2003.] Тематики информационные технологии в целом EN distributed document processing … Справочник технического переводчика
электронная обработка документов - — Тематики электросвязь, основные понятия EN electronic document handlingEDH … Справочник технического переводчика
ОБРАБОТКА ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО ПОЧТЕ - согласно параграфу 3.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536, – процедура, включающая в… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
обработка текстов - Использование вычислительной машины для ввода, редактирования, форматирования и печати текстов и документов. [ГОСТ 15971 90] обработка текстов Процесс создания, редактирования и хранения текстовых документов на компьютере с помощью специальной… … Справочник технического переводчика
Обработка - 7. Обработка* Математический и (или) логический анализ результатов измерения Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Книги
- , С. Н. Смирнов. В книге рассказывается о современных методах и средствах создания систем обработки и отображения документов с использованием Web-технологий и СУБД промышленного уровня. Рассмотрены…
- Электронная обработка документов. XML, JavaScript, JDBC , Смирнов С.Н.. В книге рассказывается о современных методах и средствах создания систем обработки и отображения документов с использованием Web-технологий и СУБД промышленного уровня. Рассмотрены…
Следующий вид документационной деятельности - обработка документов - представляет собой совокупность операций и подразделяется на техническую (технологическую, формальную) и творческую (содержательную, информационную).
В процессе технической обработки документ наделяется идентификационными признаками (номер, индекс, шифр и т. п.). Техническая (технологическая) обработка направлена на создание условий для дальнейшей эффективной работы с документом. Применительно к управленческой документации она включает следующие основные этапы:
- - прием и первичная обработка документов. В крупных организациях осуществляется экспедициями или специально выделенным сотрудником, а в небольших учреждениях - секретарем- референтом. Проверяется целостность, комплектность документа. На всех поступающих в организацию документах проставляется специальная отметка (реквизит) о поступлении документа в организацию (дата получения и учетный порядковый номер);
- - распределение поступивших документов между структурными подразделениями, исполнителями;
- - регистрация документов - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму. Регистрация осуществляется с целью учета документов, контроля их исполнения и информационносправочной работы. Присвоенный документу регистрационный индекс обеспечивает возможность последующего его поиска в базе данных о документах организации, предприятия, учреждения, фирмы;
- - контроль исполнения документов - осуществляется службой документационного обеспечения управления либо секретарем;
- - информационно-справочная работа - представляет собой оперативное информирование на основе созданной справочной картотеки о документных ресурсах организации, учреждения, предприятия;
- - отправка документов.
Следует отметить, что технология обработки документов отличается от обработки данных в информатике, где в качестве технологических операций (процедур) выступают: сбор данных, их формализация, фильтрация, сортировка, архивация, защита, транспортировка, преобразование.
В отличие от технической, творческая обработка направлена непосредственно на содержание, текст документа. Она включает, прежде всего, аналитико-синтетическую обработку, осуществляемую с целью свертывания информации. Еще в эпоху Средневековья придворные чиновники составляли для королей и министров сокращенные тексты государственных документов.
Понятие «свертывание информации» получило распространение в нашей стране с начала 1960-х гг. в связи с увеличением объемов научных работ. Цель свертывания заключается в преобразовании содержания исходного текста в более краткую форму при сохранении или некотором уменьшении его информативности. Свертывание осуществляется таким образом, чтобы в случае необходимости можно было произвести развертывание документированной информации. Это достигается путем сохранения так называемых «смысловых вех», «смысловых опорных пунктов».
Примером подобного рода свертывания может служить составление индивидуального конспекта.
Информационное свертывание подразделяется на лексическое и семантическое. В процессе лексического свертывания уменьшается физический объем текста за счет знаковой составляющей практически без изменения его информативности. С этой целью используются сокращения отдельных слов или даже целых предложений, аббревиатуры, условные обозначения, перевод в иную знаковую систему (употребление формул, графиков, таблиц и др.). Семантическое свертывание осуществляется с целью уменьшения физического объема текста. Оно непосредственно затрагивает содержание текста документа, уменьшая его информативность. В результате семантического свертывания из текста убираются нерелевантные (т. е. неважные, незначимые) и информативно-избыточные фрагменты, в том числе путем их перефразирования 1 .
Кроме того, свертывание можно классифицировать:
- - по степени формализации процесса (интуитивное; алгоритмизированное, в т.ч. анкетное; автоматизированное);
- - по количеству свертываемых документов (реферат, реферативный обзор);
- - по глубине свертывания (библиографическое описание - совокупность библиографических сведений о документе, приведенных по установленным правилам; аннотация; реферат);
- - по виду анализа (документографический, в результате которого возникают, к примеру, библиографические описания, аннотации; фактографический - фактографическая справка, реферат и т. п.; концептографический - аналитический обзор).
Таким образом, в процессе аналитико-синтетической обработки информации осуществляется:
- - во-первых, количественное преобразование информации (информационное свертывание - библиографирование, аннотирование, реферирование; консолидация больших информационных массивов в виде баз и банков данных);
- - во-вторых, ее структурное упорядочение (систематизация, предметизация и т. п.).
- 1 БлюменауД. И. Конспектирование электронныхдокументов методом визуального сканирования размеченного текста // Научные и технические библиотеки. 2006. № 9. С. 43-44.
В результате аналитико-синтетической обработки происходит преобразование первичных документов, создаются так называемые вторичные документы - библиографические пособия, реферативные журналы, реферативные переводы, обзоры литературы, аннотации, тезисы, резюме. Они могут быть печатными или машиночитаемыми. Этим занимаются библиографические и реферативные службы крупных библиотек страны, центры научно-технической информации, а также современные фирмы, производящие электронные (в том числе сетевые) информационные ресурсы. К слову, первый реферативный журнал появился еще в 1665 г. во Франции и назывался «Le Journal des S§avans».
К числу информационных центров, обрабатывающих огромные массивы документированной информации и одновременно производящих в больших количествах рефераты статей, книг, патентов, принадлежат, в частности, Институт научной информации по общественным наукам Российской академии наук (ИНИОН РАН), фирма Derwent - Derwent Publications (Великобритания), Информационная служба газеты «Нью-Йорк тайме», создающая библиографические описания с рефератами (от 50 до 150 слов) всех материалов не только этой газеты, но также из 70 важнейших периодических изданий США.
В настоящее время предпринимаются попытки автоматизации процессов аналитико-синтетической обработки документированной информации, в частности, с помощью технологий автоматизированной подготовки рефератов на основе обработки полных текстов. Однако эта технология пока еще далека от совершенства.
Высшим уровнем творческой обработки документированной информации является информационно-аналитическая деятельность , которая приобретает в последние десятилетия, а в нашей стране - начиная с 1990-х гг., все более широкие масштабы.
По наблюдению специалистов, структуры, осуществляющие такого рода деятельность, имеют много общего с другими видами информационно-вспомогательных служб, таких как библиотеки, архивы, органы научно-технической информации и другие. Однако, в отличие от традиционных институтов, занимающихся количественными преобразованиями информации и ее структурным упорядочением, информационно-аналитические службы выполняют, прежде всего, задачу качественно-содержательного преобразования информации. В этом отношении они функционально пересекаются с научной и управленческой деятельностью.
Информационно-аналитическая деятельность с древнейших времен являлась важным компонентом управления и инструментом власти. Однако вплоть до последнего времени она не была организационно выделена и оформлена. В наши дни происходит ее институционализация. Формируются системы учреждений, служб, подразделений в составе различных организаций, фирм и ведомств, занимающихся информационной аналитикой в своей области (в структуре органов власти, в сфере бизнеса, в средствах массовой информации, при политических партиях и движениях). В задачи аналитических служб, отделов, сотрудников, занимающих соответствующие должности, входят сбор, анализ информации, а также выработка вариантов управленческих решений.
Широкий размах приобрело формирование независимых коммерческих информационно-аналитических служб, таких как рейтинговые агентства; информационные агентства, издающие различные дайджесты, бюллетени и т. п.; некоторые виды центров, занимающихся консалтингом, экспертизой, информационным мониторингом и т. п.
Важной разновидностью такого рода деятельности стала так называемая «массовая аналитика». В различных средствах массовой информации сформировались информационно-аналитические рубрики, передачи, жанры, рассчитанные на широкую общественность и осуществляющие экспертизу актуальных событий и тенденций отечественной и мировой политики, экономики, социальных, экологических и других проблем.
Значительную по объему информационно-аналитическую деятельность осуществляют такие крупные информационные структуры, как Информационно-телеграфное агентство России (ТАСС), Интерфакс, Российское информационное агентство «Новости» и др., а также аналогичные службы практически всех стран мира, в том числе Ассошиэйтед Пресс (США), Телеграфное агентство Рейтер (Англия), Синьхуа (Китай) и другие.
Работа с документами состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка.
Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизовано. В структуре службы делопроизводства крупных организаций для этого предусматривают создание специализированного участка - экспедиции, как одного из структурных подразделений службы. В канцеляриях и общих отделах организации (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.
Доставка документов происходит почтой, телеграфом, курьерами. В современных условиях наряду с этими способами доставки поступление документов осуществляется через компьютерные сети, электронную почту, факсимильную связь. Значительная часть документов поступает путем передачи их командированными сотрудниками других учреждений.
Задача службы делопроизводства - организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение.
В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки поступивших документов. Они сводятся к следующему:
- 1. Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.
- 2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложений об этом сообщают отправителю.
- 3. При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению.
- 4. Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкладывая их к документу) только в тех случаях, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет подписи «лично», а документ носит личный характер.
- 5. Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются адресату. Однако в некоторых организациях количество таких документов может быть весьма значительным. В таком случае экспедиционная обработка поступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются на пакетах.
- 6. Экспедиция ведет учет всех поступивших документов - на документе проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.
- 7. При первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки - адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.
В небольших организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать классификатор видов документов и вопросов деятельности с указанием исполнителей, которые курируют определенный вопросы.
Процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда документы забирают секретари структурных подразделений. В небольших организациях секретари используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельными структурным подразделением или исполнителем.
Большая часть организаций и учреждений обладает помимо почты и другими каналами информации. Например, значительное количество документов, содержащих, как правило, оперативную информацию, поступает в организации по факсимильным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних организаций, происходит передача «из рук в руки». Все эти способы доставки могут создать мощные документопотоки, содержащие необходимую для деятельности организации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В противном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы делопроизводства и не включаются в информационную систему организации, оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроизводства, должен проводиться в службах связи.
В общем случае содержательной обработкой документа в широком смысле является исполнение каких-либо действий, улучшающих жизнь населения или эффективность функционирования муниципальных служб. Однако в аппарате управления муниципальных организаций обработка документов понимается в более узком смысле - как выработка определенных управленческих решений, которые опять же формулируются в форме документов.
С понятием обработки тесно связано неформальное понятие исполнения документа. Порядок исполнения сильно зависит от вида документа, от того, к какому участку работы он относится и т.д.
При этом будем иметь в виду, что автоматизированная обработка документов никогда не дает 100% безбумажной работы, а всегда соседствует с обработкой бумажных копий документа. Технология автоматизации стыкуется с ручной обработкой на этапах ввода документа в компьютер и вывода на печать. Кроме того, часто при компьютерном хранении данных о документе необходимо сверить их с занесенными от руки на бумажном носителе пометками (резолюциями, визами, подписями). Поэтому проследим поэтапно обработку документов, как в компьютерной среде, так и на бумажном носителе.
Приведем примерный порядок исполнения входящего документа служебной переписки.
1. Определение получателя документа внутри муниципальной организации. Получателем может быть должностное лицо, имеющее право подписи для переписки с внешними организациями или структурного подразделения. Этап выполняется в экспедиции организации.
2. Регистрация письма. Письму присваивается учетный номер и дата входящего. Этап выполняется в канцелярии (или ее подразделении в крупных организациях), обслуживающей то должностное лицо, которому направлена корреспонденция из экспедиции.
3. Наложение резолюции. Лицо, принимающее решения, ознакомившись с документом, налагает на него резолюцию, ставит (или нет) его на контроль, указывая дату и подписывается. При этом определяется подразделение или лицо, которое будет исполнять документ.
4. Определение исполнителя, в том случае, если письмо контрольное. Начальник того подразделения, которому по кругу его обязанностей придется иметь дело с документом, определяет конкретного исполнителя (исполнителей), указывая при необходимости детали поручения, срок его выдачи и ожидаемый срок исполнения. В зависимости от структуры организации, эта операция может быть многократной - документ возвращается в канцелярию, где производится операция переметки и постановки на контроль.
5. Окончание исполнения. На основании личного доклада исполнителя или какого-либо документа, фиксируется дата и результат исполнения. Например: предложение отклонено на основании такого-то пункта такого-то Закона. Исполнение может закончиться решением о необходимости передать документ в другую организацию (по профилю документа или на экспертизу и т.д.).
6. Рассмотрение документа в другой организации. Этот этап, как правило, начинается отсылкой документа с сопроводительным письмом в другую организацию, а заканчивается получением оттуда ответа (Переписка).
7. Дополнительный контроль. Если после рассмотрения в другой организации или еще по каким-либо причинам исполнение документа не закончено, а контрольный срок истек, документ ставится на дополнительный контроль, с повторным заполнением соответствующих реквизитов.
Опыт эксплуатации компьютерных систем автоматизированной обработки документов позволяет четко классифицировать операции, реализующие описанную "бумажную" технологию обработки документов:
Ввод информации, т.е. заполнение "электронной карточки" (паспорта) документа и установка ссылок на файлы фактографической информации;
Хранение введенной информации в базе данных;
Периодическая корректировка введенной информации;
Поиск документов в базе данных;
Формирование справок, сводок, отчетов и выдача их на экран и на печать;
Контроль исполнения документов (печать напоминаний исполнителям, контролерам за определенное число дней до контрольного срока).
Исполнение исходящего документа (инициативного, ответа), либо внутри него исполнительного документа, протокола в автоматизированной среде обработки документов будет следующим:
1. Подготовка и согласование подлинника документа. Документ непосредственно готовится на компьютере исполнителя и согласовывается с руководителем. Он может состоять из текстовых файлов, файлов электронных таблиц, растровых изображений, файлов баз данных, либо совокупности любых перечисленных.
Операция - подготовка фактографической информации.
Результат - файл или набор файлов любого формата.