Государство обязует предприятия вести расход и учет материалов, сырья и иных средств на складе.
Законодательство о бухгалтерском учете требует вести учет хозяйственных операций. Фиксация операций отражается в первичных документах, на которых строится отчетность. Без первичной документации не доказать факт проведения операции наличием иных документов.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
(Москва)
(Санкт-Петербург)
(Регионы)
Это быстро и бесплатно !
Что это за документ?
Карточка М-17 является элементом системы первичного учета, но в то же время постановление органов Госкомстата, на основании которого она введена в действие, отменено. Предприятия имеют право и дальше использовать эту форму в своей деятельности, пока не будет принято решение о введении в действие другой формы. Официально карточка имеет рекомендательный характер .
В ней фиксируется приход и расход материалов и сырья. Она применяется во всех сферах экономики, имеет межотраслевой характер, и правила ее заполнения едины. Хранение осуществляется не менее 5 лет .
Кто и когда её заполняет?
Заполнением документа занимается кладовщик, ответственный за руководство склада. Записи делаются в процессе поступления на склад и отпуска с него материалов и сырья, отражая текущее положение дел.
Сдача документов происходит каждый месяц для формирования бухгалтерской отчетности. В некоторых источниках отмечается, что сдача производится или по заполнению карточки, или согласно графику документооборота, принятого в организации.
Полный порядок учета поступления материалов в организацию вы можете посмотреть на следующем видео:
Порядок заполнения граф документа
Документ должен быть заполнен чисто, нельзя, чтобы какие-то места были затерты. Если есть ошибки, их можно исправлять, но каждое исправление заверяется подписью ответственного за склад лица и росписью работника, получившего материал по исправленной записи.
Заполнение ведется по каждому сорту или виду . Записи делаются на основании документов, фиксирующих приход и расход на складе, отражаются данные этих документов. Все акты или ордера также отражаются в карточке, они прилагаются к ней для подтверждения.
Отдельные карточки заводятся на каждую категорию предметов (например, доски, цемент, гвозди). После каждой операции кладовщик ставит свою роспись.
Записи делаются не только, когда материалы, сырье или товары прибывают или убывают, но и в случае перемещения, учитывая, что подробно указывается и местонахождение предметов (полки, затем ячейки). Все карточки подлежат нумерации, желательно их прошивать
, так проще вести контроль и отыскивать нужные сведения за прошлое время. Вопросы формирования архива решаются самостоятельно в каждой организации.
В разделе «название организации» детально переписываются данные из Устава или учредительных документов. Ставится код ОКПО (регистрационный номер в государственном реестре).
Заполнение граф происходит при наличии соответствующего материала. Если склад не входит в отдельное подразделение, ставится прочерк и т. д.
В первой таблице показывается:
- структурное подразделение;
- вид деятельности — берется из классификатора ОКВЭД;
- конкретное место хранения — склад, стеллаж и ячейка;
- марка, сорт, профиль – данные переписываются из прилагаемых документов;
- размер, номенклатурный номер. Данные по размеру исчисляются на основе общегосударственного классификатора единиц измерения, номенклатурный номер берется также из классификатора, или разрабатывается своя система;
- единицы измерения;
- норма запаса – рекомендуется вписывать объемы, необходимые для нормального функционирования предприятия;
- цена – вписывается из сопроводительной документации;
- срок годности и наименование поставщика.
Вторая таблица аналогична первой, заполняется, если имеется драгоценный материал или камень или материалы его содержащие, обычно на них заводятся паспорта, данные которых указываются в карточке.
Третья таблица показывает процесс расходования и поступления на склад:
- Дата отпуска товара или его поступления.
- На основании каких документов.
- Кто получатель или передающее лицо.
- Учетная единица выпуска (отражается товар или услуга, на реализацию которой выданы материалы, отражаются количественные или иные характеристики).
- Приход, расход, остаток материалов.
- Последняя графа остается для росписи ответственного лица.
Подпись ответственного ставится и внизу документа с расшифровкой (ФИО полностью). Под ней ставится дата сдачи карточки в бухгалтерию.
В отношении каждого отдельного вида материалов на складе ведется карточка учета типовой формы М-17. В данном бланке отражается приход и расход указанного наименования. Записи в складскую карточку выполняются работником склада на основании приходных и расходных документов.
Сведения о приходных операциях вносятся на основании приходного ордера М-4, о расходных операциях — на основании лимитно-заборной карты М-8, накладной М-15 или требования М-11.
Бланки и образец заполнения указанных форм можно скачать по ссылкам ниже.
Складская карточка учета материалов форма М-17 заполняется в одном экземпляре, ежемесячно передается в бухгалтерию.
|
|
В качестве примера ниже приведен образец заполнения карточки учета материалов по форме М-17. Ссылка на бесплатное скачивание находится внизу бланка.
Образец заполнения
Форма М-17 заполняется материально-ответственным лицом с обеих сторон. На лицевой стороне бланка карточки следует указать наименование материалов. В отношении каждого отдельного наименования, марки ценностей следует заполнять отдельную карточку. Вверху бланка следует указать, кто является владельцем указанного наименования, место, где ценности хранятся (название организации, структурного подразделения).
На лицевой стороне отражается общая информацию о материале:
- наименование,
- место хранения;
- основные характеристики (марка, сорт, профиль, размер, номер по складской картотеке);
- единица измерения указывается кодом и наименованием (берется из ОКЕИ);
- цена за единицу;
- норма запаса, если устанавливается — лимит, который должен всегда оставаться на складе;
- срок годности, если имеется;
- наименование организации поставщика;
- содержание драгоценных металлов, если есть.
После того, как основные сведения в карточке учета М-17 заполнены, в нее вносятся сведения о поступлении и списании данного наименование из места хранения. Каждая запись делается на основании соответствующего документа (приходного или расходного). Для каждого движения следует указать дату совершения операции, порядковые номер документа, наименование лица, от которого получены материалы, или кому отпущены (это может быть другое подразделение организации или другая организация).
При поступлении материалов делается отметка в графе «приход», при списании — в графе «расход». По итогам совершения приходной или расходной операции выводится остаток на складе. Ответственное лицо, которое внесло запись о приходе или расходе материальных ценностей, ставит свою подпись в последней графе таблицы.
Cтраница 1
Карточки складского учета открываются на календарный год службой снабжения организации.
Карточки складского учета, как правило, открываются бухгалтерией, регистрируются в особом реестре, после чего выдаются кладовщику под расписку. Таким образом, бухгалтерией может быть в любой момент осуществлен контроль соответствия наличия карточек на складе их количеству по реестру.
Карточки складского учета открываются на календарный год службой снабжения (снабженческо - сбытовой) организации. При этом заполняются реквизиты, предусмотренные в карточках: номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и другие реквизиты.
Карточки складского учета открываются бухгалтерией при инвентаризации товаров на основании актов-описей инвентаризации и передаются заведующим складами под расписку в актах-описях. Бухгалтер, ответственный за учет товаров по данному складу, заполняет титульную часть карточки, указывая в ней номер склада, код и наименование товара, его марку, сорт, профиль (артикул), размер, учетную единицу измерения и цену. Правильность заполнения титульной части карточки подтверждается подписью бухгалтера.
Карточки складского учета хранятся на складах в запирающихся ящиках-картотеках в порядке последовательности номеров учетных групп, а внутри каждой группы - в порядке последовательности кодов товаров. Карточки каждой группы разделяются в конце группы специальными разделителями, на которых указывается номер и наименование группы. Карточки с надписями или штампами Товары децзаготовок, Комиссионные товары, Целевое назначение и Ответственное хранение отделяются от карточек складского учета товарных ресурсов и разделяются между собой разделителями с аналогичными надписями. Внутри разделов Комиссионные товары, Целевое назначение и Ответственное хранение карточки подразделяются по предприятиям (организациям) - владельцам товаров.
Карточки складского учета открываются на календарный год службой снабжения (снабженческо-сбытовой) организации.
Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге), а при механизированной обработке - на соответствующем машинном носителе. При регистрации на карточке ставится номер карточки и виза работника бухгалтерской службы или специалиста, осуществляющего бухгалтерскую функцию в организации.
Ежедневно в карточки складского учета записывают все операции по приходу и расходу материалов. Основанием для записей служат оформленные в установленном порядке первичные документы. После каждой записи в карточке определяют остаток материала. Если отпуск материалов в производство оформляется лимитно-заборными или заборными картами, то данные о выдаче материалов и их остатках на складе записывают в карточках складского учета по мере закрытия этих карт, но не позднее 1-го числа следующего за отчетным месяца.
Таким образом, карточки складского учета могут быть использованы не только в качестве учетных регистров, но и как источник информации для управления запасами. Тем не менее на предприятиях в карточках складского учета, нормы запаса, как правило, не показываются и поэтому не получают информации о сверхнормативных остатках или незаполненном нормативе по каждому виду материальных ценностей в оперативном порядке. Нормирование на предприятиях находится в запущенном состоянии, так как в структуре управления нет специального подразделения, на которое можно возложить функции создания, целенаправленного обновления норм материалов на основе достижений научно-технического прогресса. А без упорядочения нормирования запасов и расхода материальных ресурсов невозможно управление затратами.
Запись документов в карточки складского учета производится ежедневно в следующем порядке.
Для записи данных в карточки складского учета оператор задает программу обработки соответствующего документа. В автоматическом режиме на экран выводятся наименования каждого очередного реквизита, который необходимо ввести, а то место на экране в карточках складского учета, которое должно быть дозапол-нено, ярко высвечивается.
К регистрам количественного учета относятся карточки складского учета, книга складского учета, книга учета движения скота и птицы на ферме.
Для складского учета материалов применяют карточки складского учета материалов (форма № М-17), которые открывают на каждый номенклатурный номер материала. Записи в карточки производят на основании первичных документов по движению материальных ценностей. Если выведенный остаток материалов выше или ниже установленной нормы запаса, то заведующий складом обязан своевременно сообщить об этом отделу снабжения. На складах с небольшой номенклатурой материалов вместо карточек допускают ведение учета в книгах сортового учета.
Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца.
Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета материалов данных об отпуске может производиться и по мере закрытия карт (если они на одну позицию материалов), но не позднее 1-го числа следующего за отчетным месяца. В этом случае лимитные карты в течение месяца хранятся вместе с соответствующими карточками складского учета. Остаток в карточке выводится после каждой записи. В обязанности кладовщика входят запись учетных цен в документы на приход и расход материалов и номер записи по складской карточке в течение месяца хранятся вместе с соответствующими карточками складского учета. Остаток в карточке выводится после каждой записи. В обязанности кладовщика входят запись учетных цен в документы на приход и расход материалов и номер записи по складской картотеке. М-13) с указанием количества документов, их номеров и групп материалов, к которым они относятся. Бухгалтер материального отдела принимает от материально ответственного лица доку - менты при реестрах непосредственно на складе, тщательно проверяет правильность отражения основных реквизитов, документов в карточках складского учета (номенклатурный номер, количество, остаток) и заверяет проверку своей подписью, после чего карточка принимает силу бухгалтерского регистра.
Каждое предприятие обязательно должно заниматься правильным ведением документации. Например, следует оформлять информацию в документальном виде для складского контроля, являющимся обязательным мероприятием для всех товаров на складе.
Основным предназначением является количественный контроль товарно-материального имущества, которое находится на территории организации. В обязательном порядке на каждый номер по номенклатуре должен быть заведен отдельный документ. Предполагается запись по приходу - расходу, причем для заполнения следует использовать подтверждающие файлы из документооборота предприятия.
Карточка учета материалов по форме М-17
Карточка вида 17 используется для учета движения всех материалов, которые находятся на хранении, на складских помещениях предприятия и всех его подразделений. При этом форма, которая является установленной для организации, предполагает указание следующих данных. Соответствующая информация позволит внимательно контролировать имущество организации.
- Наименование продукции.
- Сорт.
- Артикул.
- Марка.
- Размер.
Предполагается использование всех отличительных признаков, так как это позволяет внимательно анализировать выпускаемые изделия по их сортовым качествам. В каждом случае карточки 17 должны заполняться на каждый существующий номенклатурный номер товара, причем предполагается использование первичной приходной документации (форма № М-4) в день проведения процедуры.
Какими отличиями обладает процедура заполнения 17, образец которой определен законодательством РФ.
Бланк обязательно должен быть заполнен с использованием первичных приходных документов для каждого материала, причем документация должна прикладываться. Контроль организации, который является обязательным для складского имущества, должен осуществляться соответствующим лицом со склада.
- Реквизиты места хранения продукции в помещениях - стеллаж и номер ячейки.
- Норма запаса - количество изделий, которое требуется для постоянного производственного процесса. Установленное число товара всегда должно находиться на складе предприятия.
- Срок годности указывается только если данный срок должен быть принят во внимание. Для некоторых товаров допускается прочерк.
Изучая образец 17, можно понять, что в таблице нужно заполнять и другую информацию, которая позволяет узнать номер файла для документооборота организации и дату записи и операции, количество товара, участвующее в процедуре и на складе, участников проведения мероприятия.
В обязательном порядке карточка 17 должна быть подписана и обладать датой, так как только в этом случае бланк будет оформлен правильно.
Карточка складского учета материалов по форме М-12
Форма № М-12 утверждена Приказом №193. Документ-карточка 12 требуется для учета движения материалов на складских помещениях по сорту, виду, размеру. Данный бланк соответствует последним стандартам законодательства РФ, потому форма 12 используется все чаще. В обязательном порядке для правильного заполнения используются приходно-расходные документы, которые должны прикладываться к карточке. Нужно отметить, что бланк 12 заполняется только в день проведения операции по товару.
В то же время нужно помнить о том, что каждая компания должна самостоятельно решать важные вопросы для успешного ведения контроля за складским имуществом.
- Определяется учетная политика фирмы. Нужно отметить, что форма 12 является наиболее актуальной.
- Разрабатывается система и вид внутрихозяйственного учета имущества, ведения отчетной документации. В обязательном порядке государственно утвержденный образец каждого используемого документа должен использоваться, причем бланк нужно заполнять в соответствии со всеми требованиями, так как это позволит легально вести предпринимательскую деятельность.
- Утверждает правила документооборота, а также последующей обработки информации, системы для анализа за продукцией.
Утвержденные правила ведения документооборота должны быть подтверждены соответствующими документами предприятия.