Правила ведения журнала учета рабочего времени
Ст. 91 Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ регламентирует обязанность работодателя осуществлять учет времени, фактически отработанного сотрудником. Названное время должно быть отражено в специальном табеле (см. форму Т-12, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
Наличие же журнала учета рабочего времени не является предписанной законом обязанностью работодателя. Однако указанный документ служит для оптимизации и упрощения работы соответствующей службы по учету отработанного времени. На основании информации, содержащейся в упомянутом журнале, могут быть внесены сведения в табель учета рабочего времени.
Лицо, ответственное за ведение такого журнала, назначается каждой организацией самостоятельно:
- посредством издания специального приказа или
- на основании локальных нормативных актов — положения о делопроизводстве внутри организации; в этом случае функционал по ведению такой документации сразу указывается в трудовом договоре сотрудника или его должностной инструкции.
Периодичность внесения сведений в журнал учета рабочего времени, а также срок его хранения зависят от вида учета трудового времени:
- Ежедневный учет — когда работники должны приходить на работу каждый день в течение рабочей недели. В этом случае и журнал заполняется ежедневно.
- Еженедельный — когда работники в неделю отрабатывают установленное соглашением время, но приходят на работу не ежедневно. Журнал в этой ситуации заполняется раз в неделю.
- Суммированный — когда работники трудятся по гибкому графику или посменно. Сведения в журнал в таком случае могут вноситься с установленной локальными нормативными актами периодичностью: ежедневно, еженедельно, ежеквартально, раз в полгода и т. д.
Форма ведения журнала учета рабочего времени
Работодатель правомочен самостоятельно определить форму ведения журнала, т. к. законодатель не ограничивает его в этом выборе. Журнал может заполняться как на бумажном носителе, так и в электронном формате.
При этом второй вариант может реализовываться даже без использования специальных автоматизированных баз данных для кадрового или бухгалтерского учета. Достаточно создать подходящую электронную таблицу, поскольку п. 1.11 ст. 2 федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ называет электронным документом любую документированную информацию, представленную в электронной форме, то есть в форме, пригодной для восприятия посредством ЭВМ и передачи через электронные телекоммуникационные сети.
Ведение журнала в электронном виде должно соответствовать требованиям внутренних инструкций организации по делопроизводству.
Содержание журнала: учет прихода и ухода работников
Законодательством не установлено требований к оформлению и содержанию названного документа. Согласно сложившейся практике в таком журнале информация обычно представлена в табличной форме. Названная таблица стандартно содержит следующие столбцы:
- порядковый номер записи;
- Ф.И.О. работника;
- дата внесения записи;
- время появления сотрудника на рабочем месте;
- время отбытия работника с места работы домой;
- примечания (фиксируются комментарии относительно опоздания сотрудника на работу, причины его отсутствия на рабочее месте и т. д.);
- подпись ответственного за ведение журнала лица.
Титульный лист такого журнала, оформляемого на бумажном носителе, обычно содержит такие реквизиты:
- организационно-правовая форма и наименование организации;
- наименование самого журнала;
- дата начала и окончания ведения журнала;
- должность, Ф.И.О. ответственного за ведение названного документа лица.
Пример заполнения журнала учета прихода и ухода сотрудников можно скачать по ссылке:
Итак, журнал учета прихода и ухода работников не относится к обязательной кадровой документации, а потому требования к его ведению не регламентированы законом. Вместе с тем на основании такого журнала можно быстро заполнить табель учета рабочего времени, зафиксировать необходимые комментарии, касающиеся причин опоздания или отсутствия сотрудников.
Форма ведения журнала может быть любой, как и его содержание — требования к ним устанавливаются внутренними нормативными актами организации.
Обязательно ли вести журнал учета рабочего времени сотрудников или достаточно табеля? Ответ на этот вопрос, а также образец журнала найдете в нашем материале.
Из статьи вы узнаете:
Учет рабочего времени
По закону работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного сотрудниками (п. 4 ст. 91 ТК РФ). Обычно для этого заполняют табель учета рабочего времен. Формы этого документа унифицированы:
Форма Т-12 и форма Т-13 утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Как заполнить табель учета рабочего времени по форме № 0504421
В отличие от табеля , журнал учета рабочего времени образец скачать бесплатно позволяет ф иксировать точное время прихода и ухода сотрудника.
Кроме этого в журнале можно предусмотреть графу для обозначения причины опоздания или отсутствия. В ней можно будет указать реквизиты больничного листа , заявления на отпуск за свой счет или данные объяснительной записки.
С помощью журнала учета рабочего времени сотрудников скачать, также можно отслеживать сотрудников с гибким графиком или суммированным учетом – полностью ли они вырабатывают свою норму за учетный период.
Помимо этого, ведение такого журнала – это инструмент дисциплинарного контроля и мотивации. Часто опаздывающих сотрудников можно подвергнуть выговору, а приходящих вовремя наоборот, поощрить.
С другой стороны, журнал учета рабочего времени позволяет следить за работой руководителей структурного подразделения – если его сотрудники поздно уходят с работы, то есть перерабатывают – на лицо перегруженность рабочими обязанностями, неправильное распределение труда и обязанностей или нехватка кадров.
Если на предприятии много сотрудников с ненормированным рабочим днем , то для них лучше завести отдельный журнал учета ненормированного рабочего времени образец.
Образец журнала учета рабочего времени сотрудников
Поскольку журнал учета рабочего времени не является обязательным ни для бюджетных учреждений, ни для коммерческих организаций, не существует какой-либо разработанной и утвержденной формы.
Каждое предприятие, на котором руководитель примет решение вести учет с помощью такого журнала, вправе самостоятельно разработать его форму. Заполнять этот документ можно как в бумажном, так и в электронном виде.
Журнал учета рабочего времени - бумажная форма
Как правило, в процессе учета кадров ведется не один журнал (учет трудовых договоров, бланков трудовых книжек и т.п.). Поэтому оформлять журнал учета рабочего времени следует также как и остальные регистрационные книги кадровой службы.
На титульном листе следует указать:
- Полное название организации
- Наименование документа: «Журнал учета рабочего времени сотрудников»
- При необходимости, наименование структурного подразделения (если ведется раздельный учет)
- Дата начала и окончания ведения журнала
- Срок хранения
Целесообразнее вести учет по следующим графам:
Порядковый номер записи
Фамилия, имя, отчество работника
Должность/отдел
Время прихода на работу
Время ухода
Подпись работника
Также можно предусмотреть графы для фиксации причины неявки или опоздания, или реквизитов документов, объясняющих отсутствие на рабочем месте.
Если на предприятии часто случаются командировки – в журнале следует завести также графы для фиксации отсутствия командированного работника.
Учет рабочего времени в журнале ведется по дням. Для этого необходимо либо предусмотреть отдельную графу для обозначения даты, или для каждого дня выделить отдельные листы.
Все листы журнала можно сначала сделать в электронном виде, а затем распечатать или разлиновать тетрадь вручную. Также чистый бланк журнала учета рабочего времени сотрудников можно купить или заказать печать вместе с бланками других учетных документов и регистров.
Порядок заполнения журнала учета рабочего времени
Порядок ведения журнала учета рабочего времени сотрудников следует закрепить в Правилах внутреннего распорядка, а именно указать:
- какие данные подлежат учету
- кто из сотрудников ведет учет, и какие полномочия он имеет в этой связи
- когда заполняется журнал и на основании каких данных (ежедневно/еженедельно).
Ответственный за ведение журнала учета рабочего времени сотрудников
Руководитель организации должен своим распоряжением назначить сотрудника, ответственного за ведение журнала, а также указать работников, которые будут исполнять эти обязанности на время его отсутствия. Список ответственных лиц должен быть указан в журнале учета рабочего времени образец
Как заполнять журнал? Если в организации небольшой штат, то обычно ответственный за ведение журнала работник лично фиксирует время прихода и ухода каждого сотрудника. При большом количестве персонала сделать это не представляется возможным, поэтому для заполнения журнала можно использовать метод самостоятельной регистрации работников. Например, в момент прихода на работу и ухода с нее каждый лично заполняет определенные графы в журнале, лежащем в доступном месте (на посту охраны, у секретаря и т.д.). Однако такой способ не надежен с точки зрения контроля достоверности заполняемых данных.
Другой метод – ежедневное заполнение листов журнала руководителем подразделения, или отдела по своим подчиненным. В конце отчетного периода (неделя или месяц) руководители сдают листы ответственному за ведение журнала и тот подшивает их в регистрационную книгу.
Наиболее простой и современный способ ведения журнала учета рабочего времени сотрудников скачать применим на предприятиях, где используется электронная система контроля доступа, то есть сотрудники отмечают время прихода и ухода с работы магнитными картами через специальное устройство.
Компьютерная программа заносит сведения по каждому работнику в базу данных, из которой кадровик или другой уполномоченный сотрудник может распечатать информацию по присутствию того или иного работника на рабочем месте в определенное время или период.
Все листы журнала следует пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью организации, сделать пломбу с описью количества листов. Хранить заполненные журналы следует в архиве организации не менее пяти лет.
Дисциплина сотрудников — это основополагающий фактор успеха работы любой организации. Для ее соблюдения в организациях действуют строго установленные графики начала и конца работы. Для контроля соблюдения установленных правил, наниматели ведут различные формы учета. Одной из принятых форм для контроля присутствия или временного отсутствия на работе, является книга спецучета отработанных часов.
Журнал учета рабочего времени сотрудников — законодательная база ведения журнала
Правильная организация производства зависит, прежде всего, от бесперебойного функционирования работы нанятых кадров. Сотрудники обязаны соблюдать установленные в локальных документах нормы рабочего времени. Но, незапланированного отсутствия не избежать. Для того, чтобы иметь возможность отслеживать наличие работников на их трудовых местах и правильно начислять им зарплату, ведется ежемесячный табель. Обязательность его ведения закреплена в ТК РФ статьей 91. Журнал учета прихода и ухода сотрудников ведется нанимателем на добровольной основе. Законом не предусмотрена обязательность его ведения.
В какой форме составляется?
Законодательно форма журнала учета рабочего времени не установлена, поэтому его оформление зависит лишь от требований нанимателя. Легитимной считается как бумажная, так и электронная версия ведения книги. Следует уточнить, что для ведения электронной формы не требуется установки специальных программ. Достаточно лишь разработать удобный для себя формат и правильно его оформить. Это может быть документ в формате Word или Excel. Возможно вести документ при помощи имеющихся в организации встроенных электронных систем отчетности. Главное при заполнении бумажной или электронной формы — это системность и постоянство.
Как правильно оформить?
Оформление журнала учета рабочего времени сотрудников производится табличным методом. Каждая организация вправе сама определить, какие столбцы ей нужны в книге. Главное, чтобы с их помощью можно легко было проследить приход, уход сотрудников, часы их переработки или отсутствия.
Оформление книги должно содержать обязательно :
- Титульный лист.
- Таблицу содержания.
- Пломбу на шнуровке.
Титульный лист должен содержать общую информацию о названии предприятия и названии книги. На первом листе обязательно указывается дата начала ведения и последней записи в книге. Важно на книге указывать должность и фамилию того, кто ведет документ. Книга прошнуровывается и пломбируется для защиты от незаконного изъятия листов. Пломба может быть в виде опечатанного листа бумаги или заводской, при приобретении готовой книги.
Как вести журнал учета рабочего времени сотрудников?
Вести книгу должен один ответственный человек. Обычно в организациях данная должность прописывается в ЛНПА, а затем и в трудовом договоре соответствующего работника. Но возможно возложение ответственности и приказом руководителя.
Таблица содержит следующие обязательные графы :
- Порядковый номер.
- Фамилия сотрудника.
- Дата внесения записи.
- Точная фиксация прихода на работу.
- Точное время ухода с работы.
- Графа примечание.
- Подпись работника, вносящего запись.
В графе примечания обычно отмечают опоздания или преждевременный уход. Также в ней можно фиксировать ненормированные часы работы.
Образец приказ о введении журнала учета рабочего времени сотрудников
Вся основная документация в организациях вводится в действие приказом руководителя. Не исключение и книга спецучета. Внесение изменений в книгу также проводится посредством издания приказа.
В приказе отражаются следующие пункты :
- Основание для издания приказа.
- Распоряжение об особом виде спецучета с указанной даты.
- Возложение обязанности на одного ответственного сотрудника.
- Указания об ознакомлении с приказом.
Срок хранения журнала учета рабочего времени сотрудников
По установленным правилам все документы в организации, после окончания их ведения, передаются в архив. Сроки хранения прописаны в государственной инструкции, где указан весь перечень хранимых документов. В соответствии с п. 586 Перечня журнал спецучета хранится 5 лет, после внесения последней записи. Однако, если документ содержит в себе сведения о работе во вредных условиях, его хранение увеличивается до 75 лет. Хранение документов до 5 лет обеспечивается внутренним архивом организации, до 75 лет – передаются в городские архивы.
Современный темп развития бизнеса вынуждает постоянно следить за ростом производительности как владельцев стартапов, так и генеральных директоров всемирно известных корпораций. Разрабатываются новые подходы к ведению дел, растут требования работодателей на рынке труда, приглашаются специалисты, оценивающие эффективность работы сотрудников – и все эти меры принимаются для того, чтобы компания выросла в глазах потребителей и клиентов, получила прибыль и ресурсы для дальнейшего развития.
При разумном подходе, креативные методы действительно работают, но не стоит забывать и о классических аспектах: например, выявлении безответственных, и, напротив, старательных сотрудников.
В этой миссии работодателю помогает не что иное, как журнал учета рабочего времени. Этот документ предназначен для обозначения времени, которое сотрудник отработал по факту, а также фиксирует приход и уход работника с рабочего места, отмечает сведения об опозданиях, прогулах и задержках. Несмотря на столь обширный функционал, журнал учета прихода и ухода сотрудников оказывается полезен и во многих других случаях, главное – знать, каким образом его нужно вести и следить за своевременным заполнением. Рассмотрим все детали данного вопроса в нижеследующей статье.
Зачем необходим учет времени?
Согласно 91 статье Трудового Кодекса РФ, в обязанности работодателя входит ведение учета времени, которое отработал каждый сотрудник. На основе данных, зафиксированных в журнале, может быть заполнен Табель учета рабочего времени. Кроме того, журнал учета рабочего времени максимизирует общую эффективность работы.
Это объясняется тем, что данный документ сразу выдает недобросовестных сотрудников, прогуливающих и/или регулярно опаздывающих на работу без уважительной причины.
Записи отмечают и ответственных сотрудников, что способствует справедливому поощрению и, как следствие, повышает производительность. Как итог – становится очевидно, кого стоит премировать и повышать в должности, а кто снижает темп работы и должен обратить внимание на собственную дисциплину, чтобы сохранить рабочее место.
В журнал учета рабочего времени, в его бланк вносится и время ухода, и возвращения сотрудников с обеденного перерыва, осуществляется контроль над наличием работников на своих постах в рабочее время, учитывается время, отработанное служащим по факту, что особенно полезно для персонала с почасовой оплатой, а также продолжительность отпусков, декретов, болезней, простоев и т.п.
И, разумеется, в документе отмечаются прогулы. Возвращаясь к Трудовому Кодексу РФ, увольнение работника может произойти после прогула целого рабочего дня без уважительных причин, либо вследствие отсутствия сотрудника, длящегося больше 4 часов.
О суммированном рабочем времени повествуется в монологе эксперта.
Кто ведет и как заполнить?
Подобный вопрос организация решает самостоятельно, основываясь при его решении на своей специальности и направленности собственных действий. Работодатель может взять эту работу на себя, а может указать это как обязанность сотрудника, которая будет указана в договоре при приеме на работу, должностной инструкции или специальным приказом. Если подчиненный уклонится от того, чтобы осуществлять ведение журнала учета рабочего времени, он понесет административную ответственность, которая назначается соответствующими органами.
Журнал заполняется предельно кратко: среди обязательных граф – порядковый номер записи, ФИО сотрудника, дата создания записи, время появления сотрудника на рабочем месте и его ухода. Кроме того, в отдельной графе можно записать конкретное место, куда ушел сотрудник, а также общее количество времени, проведенного им на рабочем месте за конкретный отрезок времени. Последней, обязательной, графой является подпись того, кто ведет журнал.
Ведение журнала может осуществляться тремя способами. Во-первых, это традиционный ежедневный учет, который применяется, если рабочий день нормирован и регламентирован одним и тем же количеством часов ежедневно. Если предпочтение отдается этому пути, то заполнять журнал нужно каждый день, ориентируясь на всех сотрудников, занесенных в документ.
Во-вторых, существует учет еженедельный, актуальный в том случае, если служащий не работает каждый день одно и то же количество часов, но за неделю отрабатывает фиксированную в договоре норму. Из названия становится ясно, что новая запись в журнале появляется в конце каждой рабочей недели.
Наконец, в-третьих, если у сотрудника организации гибкий график, журнал ведется в виде суммированного учета. Для компаний, круглосуточно работающих на производство чего-либо и/или специализирующихся на выполнении специфических видов работ, такой способ учета является самым оптимальным решением.
Период времени, в течение которого появляется новая запись, составляет от месяца до года: такая продолжительность обусловлена тем, что наличие сверхурочного рабочего времени, часто возникающего при сменном графике, лимитировано законом до 120 часов в год. Таким образом, ведение суммированного учета помогает многим работодателям избежать нарушения Трудового Кодекса РФ.
Подведем итоги
Журнал учета рабочего времени необходим в условиях динамично развивающегося бизнеса, который требует максимальной оптимизации управления и строгого отбора персонала, работающего на благо общего дела. Он не только демонстрирует уровень дисциплины сотрудников, но и позволяет заполнять на его основе обязательный документ, учрежденный законом, а также избежать превышения нормы рабочего времени, зафиксированного в ТК РФ.
Польза этого документа не вызывает сомнений – ведь даже на ежедневное заполнение у уполномоченного сотрудника не уйдет много времени, а вот время задействования служащего, безответственно относящегося к делу, сократится заметно.
Резюмируя все вышесказанное в статье, стоит отметить, что ведение журнала учета рабочего времени – личное дело каждого работодателя.
В отличие от Табеля учета рабочего времени, который предназначен исключительно для фиксации отработанных часов, этот документ не является обязательным по закону. Но ведение дел он облегчает значительно, улучшая качество рабочих ресурсов и существенно экономя ваше время. А ведь время – деньги, не так ли?
Основным документом кадровика, с помощью которого фиксируется информация о фактически отработанном сотрудником времени, является . Он заполняется и ведется в обязательном порядке. Дополнительные инструменты используются, когда нужно, например, собрать информацию о том, в какое время работник явился на предприятие и когда закончил свой рабочий день. Для регистрации времени, которое он провел в разъездах, служит другой документ - журнал учета рабочего времени и служебных поездок (местных командировок).
По приходу на работу сотрудники ставят в нем свою подпись. Так же поступают по окончании трудового дня. В случае если работнику нужно отлучиться по какой-либо причине, он должен предварительно получить на это согласие начальства. Эта информация также фиксируется чтобы это отсутствие не засчитали как прогул.
Кто занимается ведением и заполнением журнала?
Кто будет вести документ, решает руководитель предприятия. Чаще всего для этого назначается один сотрудник. Эта обязанность отражается в его и в . За ненадлежащее исполнение этого обязательства работник будет нести ответственность. Так как в него вносится важная информация, он может быть предоставлен для отчетов и проверок. Поэтому важно вести его аккуратно, без ошибок.
Какая информация указывается в журнале?
Предлагаем вам ознакомиться с тем, как выглядит образец журнала учета рабочего времени сотрудников.
Он оформляется следующим образом: страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы. Сотрудник, отвечающий за него, должен поставить на шнуровку пломбу с оттиском печати компании и расписаться под ней.
В документе указывается следующая информация.